Votre entreprise a tout intérêt à récupérer la TVA sur les notes de frais de ses collaborateurs. Mais attention, pour cela, les dépenses doivent respecter un certain nombre de conditions.
Les règles de base pour la récupération de la TVA :
- les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise
- chaque dépense doit être justifiée par une facture qui mentionne notamment le montant de la TVA payée, un simple relevé de carte bancaire ne suffit pas
- la facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant
- la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer
Les règles particulières liées à la récupération de la TVA sur les notes de frais :
Toutes les dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA. Voici les règles particulières à connaître pour chaque type de dépenses :
Les dépenses de logement ou d’hôtel
On ne peut pas déduire la TVA des dépenses de logement ou d’hôtel des dirigeants ou du personnel de l’entreprise, même si elles ont été engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
En revanche, les frais de logement ou d’hébergement engagés au profit de tiers donnent droit à déduction de la TVA.
Les frais de restauration
La TVA sur les frais de restauration est entièrement récupérable si ces frais ont été engagés dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise. Cela est valable pour les dirigeants, salariés, ou des tiers, mais il faut impérativement indiquer sur le justificatif les noms des participants et l’objet de la dépense.
Les frais de réception
La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants est récupérable, même si aucun client n’est invité. Il faut cependant pouvoir justifier le caractère professionnel de la dépense pour déduire la TVA, et que les factures mentionnent l’identité et la qualité des bénéficiaires. Ces factures doivent être établies au nom de l’entreprise (et pas du dirigeant ou salarié qui avance ces frais).
Les frais de parking, péage
Afin que la TVA soit récupérable, il est nécessaire de disposer d’une facture ou d’un document valant facture, mentionnant, notamment, le montant hors taxes et le montant de la TVA.
Les frais de carburant des véhicules de tourisme et utilitaires
La TVA peut être récupérée en tout ou partie en fonction du type de carburant :
- Essence: 0%
- GPL: 100%
- Gazole: 80% pour les véhicules de tourisme et 100% pour les utilitaires.
À noter : à compter du 1er janvier 2017, un échéancier progressif sur 5 ans de déductibilité de la TVA sur les essences est mis en place pour aligner les règles sur celles des véhicules diesel. Pour en savoir plus, consultez l’article du blog Manager Attitude : cliquez ici
Vous pouvez également télécharger la fiche sur le Traitement Social et Fiscal des Véhicules d’Entreprise : cliquez ici
Les autres frais de transport
Les déplacements en avion, en bateau et en train ne sont pas assujettis à la TVA. Il n’y a donc pas de TVA à récupérer sur ces dépenses. Il en est de même pour les indemnités kilométriques.
Les autres frais
D’autres types de dépenses peuvent figurer dans une note de frais : des achats effectués pour l’entreprise, des factures de téléphone…
Dans ce cas, une fois de plus, pour que la TVA puisse être valablement récupérée, il faut impérativement que les factures justificatives soient établies au nom de l’entreprise.
Une mauvaise connaissance de ces règles de récupération de la TVA vous expose à un redressement fiscal. Ticket Travel Pro®, solution de gestion des frais professionnels, offre un espace qui centralise les notes de frais et intègre les données nécessaires à la récupération de la TVA et de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS).