Facture électronique obligatoire : se préparer dès maintenant

L’Etat montre l’exemple en imposant progressivement, à ses sous-traitants comme à ses administrations, le passage à la facturation électronique. Un gain de temps et une économie au final, mais il y aura des règles à respecter… et de nouvelles dépenses à prévoir.

L’histoire récente de la dématérialisation montre que c’est souvent par la contrainte que l’Etat a permis aux évolutions majeures de se produire en matière de dématérialisation. On pense ici aux dépôts via internet des liasses fiscales, aux déclarations de TVA voire au paiement de la plupart des taxes aujourd’hui dues par les entreprises.

Une nouvelle étape importante est en cours de franchissement, puisque depuis le 1er janvier 2017, l’émission et la réception de factures électroniques est obligatoire dans le cadre des relations de sous-traitance entre les entreprises de plus de 5000 salariés et les administrations. L’obligation sera progressivement étendue aux ETI (entre 250 et 5000 salariés), aux PME (de 10 à 250) et enfin aux microentreprises (moins de 10 salariés), respectivement en janvier 2018, 2019 et 2020.

Les avantages de cette dématérialisation sont nombreux

• Pour les entreprises, réduction des coûts d’envoi (timbres), et de traitement manuel, donc organisation simplifiée
• Diminution des erreurs de traitement, grâce à des logiciels ou des formulaires qui effectuent les contrôles en amont
• En théorie, paiement plus rapide des factures dues, car elles sont directement intégrées dans le système comptable du client. Reste à savoir si des pénalités seront effectivement demandées, puis versées, en cas de retard de paiement…
• Pour l’État et notamment le ministère des Finances, lutte contre la fraude fiscale

Encore faut-il effectuer les opérations dans les règles

• L’entreprise devra – elle peut d’ailleurs déjà le faire, même si elle ne fait pas encore partie des catégories concernées par l’obligation, NDLR - transmettre à l’administration ses factures via le portail gouvernemental Chorus Pro, qui propose plusieurs options :
  • Remplissage en ligne d’un formulaire (avec contrôle de saisie) qui génère ensuite la facture au format standardisé
  • Réception d’un PDF simple
  • Réception d’un PDF signé électroniquement
  • Réception de fichiers au format UBL (Universal Business Language), généralement disponible en sortie des logiciels de gestion
• L’entreprise doit pouvoir prouver l’authenticité et l’intégrité du document
• L’entreprise doit pouvoir démontrer, sur requête de l’administration fiscale, que son système d’information ne permet pas de modifications indues sur les factures émises (piste d’audit fiable)

Les deux derniers points sont les plus délicats à satisfaire et concernent particulièrement les factures au format PDF non signés. Dans les autres cas, les logiciels de gestion ou le formulaire en ligne assurent une bonne partie des exigences.

Des solutions plus ou moins couteuses, et pas seulement pour travailler avec l’Etat

Pour la petite entreprise, plusieurs solutions sont à étudier, en fonction notamment du nombre de factures à émettre vers l’administration. La réflexion doit aussi porter sur les autres relations commerciales, en BtoB comme en BtoC. En effet, dans certains secteurs de l’économie, par exemple la Grande Distribution, les grands donneurs d’ordre commencent à imposer à leurs sous-traitants l’envoi de factures dématérialisées. Avec hélas des formats pas toujours similaires….

Les plateformes d’intermédiation pallient l’absence d’informaticiens

Or les TPE n’ont pas le temps de se pencher sur les problématiques informatiques et les formats de fichiers à respecter. Elles ne disposent pas non plus des logiciels de gestion sophistiqués qui génèrent automatiquement les fichiers au bon format.

Certes, elles peuvent remplir des formulaires en ligne – ce qui est fastidieux si elles ont beaucoup de factures à émettre. Elles peuvent aussi transformer leurs factures habituelles au format PDF, mais il y a des risques de conformité conséquents.

Trois solutions sont donc à privilégier :

1. Utiliser un logiciel de gestion en mode SAAS : cela dispense la petite entreprise d’un achat coûteux de progiciel mais il y a des loyers à payer. Ici, c’est l’éditeur qui se chargera de faire évoluer son produit pour qu’il génère automatiquement les fichiers dans les bons formats. Attention tout de même à ne pas choisir des solutions trop exotiques et peu évolutives, qui risqueraient de ne pas produire correctement les factures demandées par vos clients.
2. Utiliser une plate-forme d’intermédiation dédiée à la problématique des factures : de grands acteurs de confiance comme la Poste (avec sa filiale Docapost) ou la Caisse des Dépôts et Consignations (avec CDC Arkhineo) se sont positionnés sur ce créneau. Les plateformes, en mode SAAS, se chargent de récupérer les données nécessaires à l’établissement de la facture aux formats attendus par l’administration, à partir du logiciel de gestion de l’entreprise ou même d’un logiciel bureautique. Elles effectuent au passage les contrôles de cohérence. Elles jouent aussi un rôle de tiers de confiance pour l’authentification de la connexion et de l’envoi, la signature électronique, ainsi que pour l’horodatage, voire le cryptage des données. Enfin, elles peuvent assurer la conservation des données, sur de longues périodes, et donner une valeur probante à ces archives.
3. Utiliser la facture mixte (franco-allemande) dite « factur-x » : Le Comité Européen de la Normalisation (CEN), l’AFNOR et le Forum Français de la Facture Electronique (FNFE) ont publié des spécifications pour une facture mixte franco-allemande, la « factur-x », plus particulièrement destinée aux PME. Il s’agit d’un fichier au format PDF dans lequel est intégrée une syntaxe spécifique qui reprend les éléments essentiels de la facture au format requis par l’administration. Elle est donc facilement utilisable par un non informaticien, tout en étant exhaustive sur le plan informatique. A terme, elle devrait être proposée par les principaux logiciels de gestion.

Les TPE ont intérêt à devancer le mouvement et à réfléchir dès maintenant à la mise en place de procédures dématérialisées pour l’émission de leurs factures. En se rapprochant aujourd’hui de leur éditeur ou de leur expert-comptable, elles trouveront une oreille attentive et disponible, ce qui ne sera plus forcément le cas dans les derniers mois avant la date fatidique.

Ce que la facture électronique va vous apporter… et vous coûter

Des économies sont à prévoir sur :

• Les frais d’envoi (timbres, enveloppes, gestion du courrier)
• Le coût des erreurs de libellé et de leur gestion
• Les retards de paiement
• Le temps passé par vos collaborateurs à la comptabilité

Mais pour cela, il faudra dépenser en plus :

• Le conseil de votre expert-comptable, au moins dans les premiers temps
• La formation de vos collaborateurs
• Si vous optez pour les plateformes d’intermédiation, un coût à l’unité de quelques dizaines de centimes d’euro par facture émise.