Au cœur de ce mouvement de transformation, le monde de l’entreprise est lui aussi confronté à des changements majeurs et à une intégration des techniques numériques. Au niveau des ressources humaines, la performance du service pour la gestion de ses différentes missions est directement liée à la digitalisation des processus. Par quels moyens ? Avec quels objectifs ? Reprenons point par point les éléments clés de la digitalisation des processus RH.
En quoi consiste la digitalisation RH ?
Si la numérisation des documents et leur traitement électronique sont de plus en plus intégrés dans les processus de ressources humaines, la digitalisation concerne bien d’autres domaines d’application.
En premier lieu, la gestion administrative liée à l’ensemble du personnel pour les fiches de paie, les congés ou les notes de frais est facilitée par les technologies numériques. La saisie, la mise à jour des dossiers, l’impression et l’envoi de divers documents deviennent peu à peu archaïques. Tout ce qui concerne le recrutement de nouveaux collaborateurs est également concerné. Les méthodes sont en pleine mutation, que ce soit les annonces, l’e-réputation de l’entreprise ou les réseaux sociaux. L’utilisation de ces derniers a été multipliée par quatre en dix ans, et représentait 53 % des recrutements en 2018. Les futurs collaborateurs sont désormais bien souvent détectés via des portails professionnels, sites ou plateformes sur lesquels les candidats présentent leur profil et leurs compétences. Le traitement des dossiers de candidatures classiques est de moins en moins utilisé. Les entretiens d’embauche sont fréquemment menés à distance, en vidéo par exemple, afin de gagner en temps et en efficacité.
Enfin, les méthodes de formation prennent aussi une forme digitale avec le développement de l’e-learning, du mobile learning et des MOOC. Les apprentissages s’inscrivent dans une autre dimension, plus accessible, plus libre et plus personnalisée. Chaque salarié a désormais accès à un grand nombre de cours en ligne qu’il peut suivre en fonction de ses disponibilités.
Quelles solutions pour les missions RH ?
De nombreux outils accompagnent l’essor de la digitalisation RH. Grâce à des dispositifs comme les coffres-forts numériques et les comptes personnels, les salariés bénéficient de liberté et de souplesse pour accéder aux données les concernant. Une nouvelle autonomie leur est ainsi proposée au sein de l’entreprise, avec une gestion personnalisée.
Pour les formations, les classes virtuelles s’adaptent désormais à l’emploi du temps des collaborateurs. Avec des formes variées comme les vidéos, les tutoriels ou les podcasts, l’apprenant n’est plus contraint de se libérer pour assister à un cours en présentiel. Il suit la présentation à son rythme, et peut même choisir de l’approfondir sur son temps personnel. Cet aspect est directement lié au télétravail qui est de plus en plus prisé. Ce mode de fonctionnement est rendu possible grâce à la digitalisation RH. Il est synonyme d’une organisation plus adaptée qui prend en compte le bien-être des salariés.
Quant aux réseaux sociaux et applications mobiles internes, ils offrent toutes sortes de services aux collaborateurs et instaurent une communauté collaborative : échanges de bons plans, plateformes de co-voiturage, pratiques sportives lors de la pause méridienne, etc.
Les avantages du digital dans la gestion RH
Les technologies numériques présentent des atouts indéniables. La dématérialisation se traduit par des économies de papier, d’impression et d’affranchissement de l’ordre de 1,10 € à 1,45 € par feuille A4 en couleur. Ces mesures ont également un aspect écologique non négligeable qui minimise l’impact environnemental de l’entreprise. La transition digitale RH représente un gain de temps intéressant pour 90 % des salariés*. L’automatisation d’activités quotidiennes chronophages vous permet, ainsi qu’à vos équipes, de vous focaliser sur le relationnel et de revenir aux fondamentaux de votre métier. Paradoxalement, la digitalisation replace les RH dans une dimension humaine et instaure de meilleures relations avec le personnel. Simplifiés et améliorés, les services sont perçus comme étant plus adaptés aux besoins de chacun. La digitalisation des ressources humaines s’inscrit dans une démarche globale de l’entreprise. Elle crée une synergie avec les autres départements, que ce soit le service commercial, informatique, logistique ou encore la production. Les bénéfices pour votre société sont donc à considérer dans leur globalité, autour des RH qui rassemblent tous les collaborateurs, sans exception.
Digitalisation RH : quelles difficultés ?
Il existe quelques freins à la transition numérique qu’il faut connaître afin de mieux pouvoir les appréhender. Comme toute mutation, la digitalisation des services RH peut se heurter à une résistance au changement. Les collaborateurs s’inquiètent notamment de la sécurisation des données et de leurs droits. Ils peuvent craindre de perdre le contrôle de leur dossier, d’être dépossédés de leurs acquis ou de se voir lésés de quelque manière que ce soit. Le RGPD, Règlement général de protection des données, récemment mis en place, est là pour les rassurer. Il instaure un cadre légal pour la collecte des datas, leur stockage et leur accès.
Ces exigences sont assorties de systèmes de sécurisation qui protègent les salariés comme les clients. D’autres aspects, financiers, techniques ou organisationnels, sont également à prendre en compte pour optimiser ces changements au sein du service RH. Une phase d’adaptation est nécessaire pour mettre en place tous les outils dans un climat de confiance. Progressivement, les difficultés initiales s’estompent et deviennent pour tous un nouveau challenge à relever dans le cadre professionnel.
Digitalisation des processus RH : une stratégie rentable
La mutation des processus RH vers une gestion numérique globale est une démarche tournée vers l’avenir. Elle inscrit l’entreprise dans l’incontournable dynamique digitale qui régit le monde d’aujourd’hui. Avec une meilleure communication interne et externe, la digitalisation des processus RH est synonyme de performances accrues et durables.
Elle offre à ses collaborateurs une prise en charge plus personnalisée et place leur bien-être au cœur de ses priorités. En misant sur la qualité de vie au travail, elle assure une expérience collaborateur enrichie et un plan de carrière adapté à chacun.
Cette confiance retrouvée que les salariés ressentent pour leur entreprise est à la base d’une plus grande productivité et par conséquent, de résultats optimisés. La digitalisation RH s’accompagne d’une image de marque renforcée qui assure à la société tout entière une notoriété accrue et une excellente e-réputation.
Source :
*https://www.exclusiverh.com/articles/logiciel-rh/transformation-digitale-le-pari-n-est-pas-gagne.htm
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