Déjà présente avant la crise sanitaire, la digitalisation des entreprises a connu une vraie accélération en 2020. Face à un contexte inattendu, les DRH ont dû s’adapter pour organiser différemment le travail sans nuire à la compétitivité et en préservant au mieux la santé et le bien-être des salariés.
Une transformation numérique externe et interne
Face à la crise sanitaire, les entreprises déjà engagées dans un processus de transformation numérique ont été avantagées. En effet, elles ont pu mettre en place le télétravail plus rapidement et de manière immédiatement opérationnelle. Néanmoins, les autres acteurs économiques, moins avancés, ont pu bénéficier des connaissances et du savoir-faire acquis par les prestataires dans le domaine et la gestion des espaces de travail numériques.
Les conséquences positives de la crise sur la transformation numérique
Une étude menée par l’Association nationale des DRH (1) révèle que plus d’un tiers d’entre eux (33 %) pense que la digitalisation accélérée de l’entreprise va être une conséquence positive de la crise. En effet, l’urgence a obligé les entreprises à innover pour assurer la continuité de leur activité lorsque c’était possible. Ainsi, 61 % des TPE-PME françaises restées ouvertes pendant le confinement ont dû mettre en place de nouvelles méthodes de travail ou de nouveaux outils numériques (2) :
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30 % ont proposé la réservation ou la commande par téléphone ;
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32 % ont travaillé en visioconférence avec leurs équipes, leurs clients ou leurs fournisseurs ;
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25 % ont créé une page Facebook (ou de manière générale ont développé leurs réseaux sociaux comme Twitter) ;
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15 % ont opté pour un système de réservation en ligne et un retrait en point de vente.
Ces nouveaux services ont nécessité une adaptation rapide de la logistique et du personnel à certaines nouvelles technologies. Certains commerces ont, par exemple, dû se former à des plateformes numériques de back-office pour traiter les commandes par internet et s’organiser pour assurer le retrait ou la livraison. De nombreux restaurateurs proposent maintenant un service de vente à emporter sur réservation. Ils ont pu ainsi permettre aux clients d’utiliser leur carte Ticket Restaurant pour un paiement dématérialisé et sécurisé.
Cette expérimentation des services numériques va conduire ces entreprises à penser sur le long terme, afin de pérenniser leur organisation : elles sont 26 % à envisager développer les dispositifs mis en place pendant les confinements. En moyenne, la crise a fait gagner 6 ans sur l’avancée en termes de communication digitale en France (3).
La transformation numérique concerne aussi les processus internes
En interne, les entreprises plus importantes vont investir également dans la digitalisation des processus RH. En matière de recrutement, la transformation numérique de la société renforce en effet son attractivité auprès des candidats, notamment des jeunes diplômés hyperconnectés. L’onboarding numérique vient en complément de l’intégration traditionnelle, grâce à des plateformes spécifiques proposant un parcours complet. Le nouveau collaborateur est ainsi pris en charge dès son recrutement jusqu’à sa première journée en entreprise et même au-delà : l’onboarding se poursuit, en effet, plusieurs mois après. Une véritable innovation au sein des entreprises.
Formation et avantages sociaux passent aussi au numérique
La formation en ligne est de plus en plus utilisée également dans les entreprises et les administrations, qui proposent des cours en e-learning ou des sessions de formation à distance. Les formations à distance ne représentaient que 10 % des demandes avant la crise, elles sont désormais 30 %4 selon la fédération de la formation professionnelle. Ce système permet de continuer à se former même en cas de crise sanitaire, mais il réduit aussi les coûts tout en optimisant l’efficacité des formations. En effet, les collaborateurs peuvent se former à leur rythme. Le blended learning est une formule mixte qui associe le présentiel et le distanciel dans une même formation. Ces mutations ont parfois nécessité l’adaptation de la culture d’entreprise, pour faciliter l’usage d’outils comme la visioconférence ou de plateformes en ligne.
Enfin, les avantages sociaux en entreprise passent aussi de plus en plus au numérique. La carte Ticket Restaurant en est un exemple : le support dématérialisé facilite son utilisation tout en la sécurisant, un atout non négligeable par rapport au format papier. L’application mobile MyEdenred, permet d’enrichir l’expérience utilisateur en proposant par exemple les enseignes acceptant le paiement en Ticket Restaurant ouvertes autour de soi. Les cartes cadeaux Kadéos sont aussi dématérialisées et les salariés peuvent consulter à tout moment le solde restant sur leur application.
Repenser l’environnement de travail
Le télétravail partout ?
Le télétravail est passé de l’exception à la règle, lorsque c’était possible. Néanmoins, cette généralisation a montré certaines limites. Le télétravail, qu’il soit exercé à domicile ou en tiers lieux, nécessite de bonnes conditions techniques. Sa pérennisation nécessite en effet que le collaborateur bénéficie d’un accès facile, sécurisé et rapide aux données de son entreprise.
Certains salariés, situés en « zone blanche » ou ayant une connexion peu rapide, ont dû trouver des tiers-lieux pour pouvoir travailler hors des locaux de l’entreprise : espaces de coworking, hôtels, bureaux délocalisés…
Un changement nécessaire dans les méthodes de travail
Par ailleurs, le télétravail nécessite un accompagnement du management à destination des responsables d’équipe. Le développement d’outils collaboratifs numériques transforme les méthodes d’organisation interne et de communication entre les collègues. Après la crise, il sera nécessaire d’adapter les locaux physiques au travail en équipe, aux échanges et aux réunions, au détriment de bureaux individuels moins souvent utilisés. Après la crise, les entreprises vont devoir renégocier les accords de télétravail, les collaborateurs étant de plus en plus nombreux à souhaiter conserver ce rythme. Le travail hybride, articulant travail à distance et présentiel, va se répandre de plus en plus, car il combine les avantages du télétravail avec ceux de la présence en entreprise.
Dans ce cadre, l’enjeu pour les DRH consiste à réussir l’animation d’une culture d’entreprise à distance, à travers le développement d’outils numériques (messagerie instantanée, visioconférence, café-visio…). Ils doivent aussi faire en sorte de maintenir l’engagement et la productivité lorsque les collaborateurs sont en télétravail.
La crise a amené les entreprises à repenser leur organisation, en interne ou en externe. Selon une étude d’Accenture pour le forum économique de Davos de 2021, « 45 % des entreprises européennes vont mettre la transformation digitale et la soutenabilité environnementale au cœur de leurs priorités5 ».
1-https://www.andrh.fr/pressemedias/239/cp-les-drh-face-a-la-crise-du-covid-19
2-https://www.chefdentreprise.com/Thematique/actualites-1056/Infographies/transformation-numerique-face-crise-economique-353285.htm
3-http://www.bsi-economics.org/1240-transformation-digitale-en-temps-de-covid-19-note
4-https://www.aml-digital.fr/2020/12/08/article-formationadistance/
5-https://www.silicon.fr/brandvoice/transformation-digitale-et-ecologique-en-temps-de-crise-et-si-la-solution-venait-du-manager-de-transition#