Même s’il a déjà choisi de leur offrir l’accès aux titres restaurant pour manger « dehors », la réglementation oblige aussi l’employeur d’une entreprise de moins de 25 salariés à créer un coin repas si l’un d’entre eux le demande. Comment répondre simplement à cette contrainte ? Et surtout, comment en faire un atout pour la cohésion d’équipe et le bien-être au travail de vos collaborateurs ? Nos conseils…
La loi est claire : il est interdit aux employés de prendre leur repas dans les locaux affectés au travail. Pour être en conformité, l’employeur se doit d’ailleurs de le rappeler dans le règlement intérieur ou dans le contrat de travail de chacun.
Pour autant, rien ne vous oblige à créer un espace dédié à la prise de repas. Rien ? Pas tout à fait. Car il suffit qu’un seul de vos salariés, si votre entreprise a moins de 25 collaborateurs, demande à se restaurer sur place, pour que vous deviez lui proposer une solution. Et cela, même si par ailleurs vous avez accordé les titres restaurant à vos salariés : ils ne sont pas obligés de les utiliser dans un restaurant justement, et donc, il vous incombe alors de réserver un emplacement aux repas. Ce sera en dehors des locaux dédiés au travail, ou à l’intérieur si ces derniers ne comportent pas d’espace de stockage de substances dangereuses.
Une simple déclaration administrative suffit
Concrètement, cet emplacement doit au moins proposer un robinet d’eau potable. Plus généralement, il est censé permettre aux salariés de prendre leur pause déjeuner dans de bonnes conditions d’hygiène et de sécurité.
Une simple déclaration (demande de dérogation à l’usage principal du local) à l’inspection du travail ainsi qu’au médecin de travail suffit, par lettre recommandée. Dans un but de simplification administrative, elle est réputée acceptée si vous ne recevez pas de réponse sous deux mois.
Si votre entreprise compte plus de 25 salariés, le cas de figure est différent : il faut aménager un véritable local de restauration si au moins 25 d’entre eux demandent à prendre leur repas de façon quotidienne sur leur lieu de travail. Il vous faudra alors consulter le CHSCT (Comité d’Hygiène et de Sécurité des Conditions de Travail) ou à défaut les délégués du personnel en cas d’absence de CHSCT. Une fois le local accepté, il doit être équipé d’un moyen de conservation ou de réfrigération des denrées alimentaires, d’une installation permettant de réchauffer les plats, d’un robinet d’eau potable pour 10 personnes (ou une fontaine à eau) et enfin de tables et de chaises en nombre suffisant pour permettre aux salariés de se restaurer dans de bonnes conditions d’hygiène et de sécurité.
Dans tous les cas, l’espace dévolu aux pauses du déjeuner doit être nettoyé après chaque repas. C’est à l’employeur de définir comment le local doit être assaini, soit par les salariés eux-mêmes, soit par une entreprise de nettoyage.
Aller au-devant des contraintes réglementaires
Voilà pour la théorie. En pratique, vous avez tout intérêt à devancer les demandes de vos salariés en mettant à leur disposition cet espace repas. Cela signifie notamment qu’il faut y penser lorsque vous emménager dans de nouveaux locaux.
La cohésion de l’équipe va s’en trouver améliorée : tous les spécialistes de la QVT (qualité de vie au travail) mettent en avant l’importance de ces moments de convivialité et de partage pour souder les collaborateurs.
De plus, ce petit investissement de votre part – une dizaine de m2 affectés à ce coin repas, même dans les centre villes les plus courus, ne représentent pas plus de 5000 euros par an (et de plus, vous pouvez en profiter pour optimiser votre occupation de l’espace bureaux) - peut avoir un impact positif non négligeable pour le pouvoir d’achat de vos employés. En effet, qu’ils ramènent des plats préparés à la maison, ou qu’ils aillent les acheter dans un commerce de proximité, le coût de leur repas de midi va se trouver allégé, par rapport au montant d’une note de restaurant par exemple. Surtout si en parallèle, vous leur donnez accès à des titres restaurant, une façon économique de renforcer encore leur pouvoir d’achat en évitant de payer les charges sociales afférentes.
Quelques règles d’aménagement pour votre coin repas
Il n’y a pas d’obligation technique contraignante pour un coin repas aménagé dans une entreprise de moins de 25 salariés, à part la présence d’un robinet d’eau potable. Néanmoins, le simple bon sens peut vous éviter bien des erreurs :
- Prévoyez un endroit lumineux (avec des fenêtres donc) : la lumière naturelle est bonne pour le moral !
- Pensez enfin à des lumières d’appoint en nombre suffisant pour suppléer le manque de clarté les jours de pluie.
- Au moins deux tables, éventuellement faciles à regrouper, afin de ne pas obliger tout le monde à partager la table commune (le besoin de s’isoler est respectable). Et bien sûr des chaises en nombre suffisant
- Prévoir des prises électriques pour le four micro-ondes, la cafetière, la fontaine à eau
- En sus des équipements ci-dessus, la présence d’un réfrigérateur est indispensable
- Un évier avec un plan de travail confortable permettra à vos collaborateurs de laver immédiatement leurs couverts après le repas. N’oubliez pas non plus de prévoir une poubelle
- Choisir des couleurs clairs pour les murs et des revêtements faciles à nettoyer
- Même chose pour les sols. Par exemple, vous pouvez porter votre choix sur des sols plastiques en PVC. Les fabricants ont désormais des collections très complètes d’imitants (pierre, bois, etc)