Les gestionnaires de flotte sont peut-être réservés aux grandes entreprises, mais ce n’est pas le cas des cartes carburants. L’artisan, la TPE et bien sûr la PME aussi peuvent en bénéficier. A la clé, quelques économies sur le carburant… et beaucoup sur la paperasse et sur les contrôles des dépenses des conducteurs. Explications.
La carte carburant est le nom générique des solutions proposées par des réseaux pétroliers, des loueurs en longue durée ou encore des opérateurs spécialisés comme Edenred avec Ticket Fleet Pro. Il s’agit d’une carte de paiement, protégée généralement par un code secret (pin), donnant accès à des réseaux plus ou moins vastes de stations-services, avec des réductions sur le prix des carburants, et une facture consolidée de tous les achats à la fin du mois. Pour la petite entreprise, les avantages sont extrêmement nombreux.
Économies sur le prix des carburants
Les volumes achetés par les émetteurs de ces cartes leur permettent de négocier des réductions, de quelques centimes par litre. Bon à prendre lorsqu’on sait que le carburant représente 15 à 25% du TCO (coût total d’utilisation) d’un véhicule d’entreprise.
Économies sur les notes de frais
On estime que le coût de gestion d’une note de frais, en tenant compte des pertes de justificatifs, des erreurs et du temps passé par l’ensemble des acteurs de la chaîne, peut monter jusqu’à 25 euros par facture. Avec la facture unique, qui consolide l’ensemble des achats du mois et les présente sous une forme totalement dématérialisée, le gain est considérable.
Économies sur les frais de comptabilité
Parmi les coûts de gestion des notes de frais, ceux facturés par l’expert-comptable (à la ligne de dépense) sont également réduits.
Économies sur la TVA
La perte de justificatifs d’achat ou leur mauvaise présentation entraîne des difficultés de remboursement de la TVA sur les carburants. Par ailleurs, le taux de remboursement évolue tous les ans sur l’essence. Avec la facture mensuelle consolidée émise par l’opérateur de la carte, les risques d’erreurs de taux et d’oubli disparaissent et la TVA remboursable… est remboursée !
Économies sur la « surconsommation » de vos conducteurs
Il est fréquent que vos conducteurs puissent utiliser leur véhicule de société pour leurs trajets chantier domicile par exemple. Votre entreprise y gagne en productivité. Mais il ne faut pas d’exagération. Le meilleur moyen de s’en apercevoir reste de surveiller l’évolution de leur consommation de carburants, au travers des factures mensuelles ou bimensuelles émises par l’opérateur de la carte.
Vous pouvez même accéder à un suivi au jour le jour en vous connectant sur une plateforme en ligne. Comme souvent, la seule mise en place d’un système de contrôle des achats – même si vous le présentez comme une solution pour que votre collaborateur n’ait plus à avancer les frais de carburant ! – aura un effet immédiat de modération de ses dépenses. Et si vous constatez un comportement anormal, vous pourrez engager un dialogue avec des arguments concrets.
Une bonne affaire qui se démontre
Au total, un calcul prudent sur les économies réalisées par une flotte de dix véhicules parcourant 30 000 kms par an et consommant 8 l/100 km (12 euros) chacun donne les résultats suivants :
- Économies sur le carburant : 0,02 euros x 30 x 120 x 10 soit environ 720 euros
- Économies sur notes de frais et expertise comptable : 11 x 25 x 10 soit 2750 euros
- Économies sur remboursement de TVA (taux de pertes de justificatif 1 sur 20) : 300 (nombre de pleins annuels de la flotte) x 0.05 x 20 euros (TVA sur un plein) soit environ 300 euros
- Économies sur les « surconsommations » de vos conducteurs, difficiles à estimer, elles se montent néanmoins facilement à 10% de la dépense globale, soit 3600 euros
Au total, on voit que les économies se comptent en milliers d’euros, alors que le coût de ces cartes est de l’ordre de quelques euros par an et par carte, soit dans le cas d’une flotte de dix véhicules, entre 60 et 300 euros au total. Une bonne affaire donc !