Le travail en équipe trouve enfin tout son sens. Plus l’éloignement est vécu physiquement, plus la communication est vitale. L’explication du travail fourni, des avancées réalisées, et des actions stratégiques à lancer par le manager font la différence. Comment faire pour mettre en place un télétravail qui soit productif ? Bien que les processus d’organisation varient selon la taille et le type d'entreprise, il existe un ensemble de pratiques clés pour optimiser le télétravail au sein de vos équipes.
Faciliter le quotidien avec la digitalisation
Le télétravail avec quelques jours en présentiel est une évolution maintenant devenue norme pour de nombreux salariés et agents. Il est accepté et même demandé quand il simplifie le quotidien, comme la prise des repas et les déplacements.
Edenred a lancé son Ticket Mobilité, afin d’accompagner la loi d’orientation des mobilités (LOM), en 2019. Ce texte prévoit le versement par les entreprises d’un forfait mobilités durables, destiné à chacun des salariés, pour financer une partie de leur trajet domicile-travail. Le déplacement peut être réalisé en voiture ou avec un moyen de transport alternatif.
Avec Ticket Mobilité, cette prise en charge partielle prend la forme d’un titre de paiement digitalisé. Elle permet un gain de pouvoir d’achat et de qualité de vie au travail pour les salariés, mais aussi une gestion simplifiée de la mobilité des collaborateurs.
Un collaborateur en télétravail pourra obtenir de son entreprise jusqu’à 500 € par an à dépenser en essence ou auprès de services de mobilité. Ainsi, même en télétravail, l’employé peut payer ses billets à l’unité et se les faire rembourser grâce au Ticket Mobilité. Lors des journées de travail à distance, le salarié prend son repas à la maison. Grâce à Ticket Restaurant, celui-ci peut être financé par l’employeur de la même manière que s’il était pris à l’extérieur.
Maintenir des liens quotidiens avec ses équipes
En tant que membre de l'équipe, être disponible pour vos collègues est essentiel. Bien que cela n'implique pas d'être joignable en permanence, vous devez être facilement accessible pendant les heures de travail et quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. L’utilisation d’outils de communication numérique est importante pour informer les membres de votre équipe de la manière dont ils peuvent vous contacter et à quel moment. S'ils ont des commentaires ou s’ils souhaitent vous parler en privé, bloquez des plages sur votre agenda partagé. Ces moments de partage sont importants. Vous évitez les sentiments de solitude et favorisez la cohésion de l'équipe.
Le télétravail impose une posture managériale radicalement différente de la part des encadrants. Pour cela, les managers doivent être formés afin d’accompagner efficacement leurs équipes au quotidien. Le management de proximité, aisément applicable en présentiel, doit laisser sa place à un encadrement basé sur la confiance et la responsabilisation.
Par ailleurs, les managers doivent aussi veiller à la vie privée des salariés en télétravail, notamment en respectant le droit à la déconnexion. D’un autre côté, ils accompagnent leurs collaborateurs dans leur organisation quotidienne, par exemple en les incitant à dissocier vie professionnelle et personnelle. La plus grande difficulté des encadrants est de pouvoir maintenir les relations entre les membres de l’équipe. Cette baisse des interactions sociales fait craindre à 88 % des DRH la diminution du sentiment d’appartenance à l’entreprise (1).
Mettre en place des nouveaux moyens de communication plus collaboratifs
Le télétravail est l’occasion de tester et de sélectionner un grand nombre d'applications et d'outils intelligents qui existent. Cela ne remplace certes pas les discussions entre collègues ni les réunions quotidiennes en face-à-face. Cependant, cela aide à maintenir le lien entre les salariés qui travaillent ensemble.
Beaucoup d’entreprises optent pour une organisation différente et migrent tous les documents et ressources vers un cloud où la collaboration est simple, directe et sécurisée. L’intranet devient le centre névralgique de l’entreprise, là où tous les collaborateurs se retrouvent. Slack, l'outil de messagerie instantanée, est l’un des outils de communication privilégiés des sociétés. Beaucoup de travailleurs à distance utilisent cet outil à la place des e-mails internes. Plus instantané et plus informel, ce type de messagerie permet d’ailleurs de communiquer par écrit ou en vidéo, que l’on soit en télétravail ou en présentiel.
Les autres options populaires sont Teams, Zoom ou Google Hangout pour la visioconférence. Trello, Basecamp ou Monday.com permettent, quant à elles, d'organiser et de suivre les tâches partagées. Glint est très pratique pour gérer les feedbacks entre les gestionnaires et le personnel. Enfin, il est toujours possible, et souvent plus efficace, de recourir à un appel téléphonique pour prendre contact avec un collègue.
Développer les compétences en communication
Le télétravail oblige les managers à se former ou à se perfectionner à l’expression écrite et orale. Pitcher un projet demande d’être synthétique et clair. Se présenter en ligne exige quelques préalables comme bien régler sa caméra, savoir partager des documents, se concentrer sur l’essentiel.
Les DRH ont compris l’importance des nouveaux outils de communication en ligne comme Zoom ou Teams. Ils proposent aux managers et aux salariés des formations simples pour accompagner la prise en main de ces plateformes.
En ce sens, le télétravail imposé a accéléré la transformation numérique des entreprises : 63 % des salariés estiment que le digital a un impact positif sur l’organisation. De leur côté, 77 % des managers pensent qu’ils ont pu rendre leurs collaborateurs plus autonomes grâce au numérique (2). La moitié d’entre eux ont d’ailleurs continué à utiliser ces outils après les confinements et en dehors du télétravail. Preuve qu’une nouvelle culture managériale est en train de se construire.
L’apprentissage du télétravail a permis aux entreprises et aux administrations de revoir leur gestion du temps, entre présentiel et distanciel. Demain, les managers ne réfléchiront plus à une répartition du temps en télétravail et au bureau. À la place, ils iront s’interroger sur les tâches pour lesquelles il est nécessaire de se rendre sur site et celles qui peuvent être menées chez soi ou en coworking. Comment, par exemple, aménager la formation continue et l’innovation pour inventer une nouvelle performance collective ?
Sources :
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https://amsconseil.com/le-teletravail-ou-la-disruption-de-notre-culture-manageriale/
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https://itsocial.fr/enjeux-it/enjeux-strategie/dsi/le-teletravail-a-entraine-lemergence-de-nouvelles-pratiques-manageriales-et-redessine-le-role-des-managers/
Com-Ent, association des communicants d’entreprise (https://www.com-ent.fr/) ;
We Are Com
https://www.wearecom.fr/2020/04/communication-manageriale-conseils-aux-telemanagers-teletravail/