Entretien avec Nicolas Hoehne, Directeur des systèmes RH du groupe Samsic, prestataire de services aux entreprises qui nous partage son retour d’expérience sur le passage à la solution de déjeuner 100% dématérialisée Edenred Ticket Restaurant® virtuel.
Depuis quand proposez-vous Edenred Ticket Restaurant® virtuel à vos collaborateurs ?
Ticket Restaurant®, pour Samsic c'est assez récent. Nous avons pris la décision de généraliser les titres-restaurant pour l’ensemble des collaborateurs de Samsic ayant des fonctions administratives en janvier 2023 . Le déploiement se fait de manière progressive auprès de 5000 collaborateurs environ au siège de Samsic dans les directions en région et dans les agences locales. L’ensemble des équipes des 3 pôles (RH / Facility et Airport) sont concernées. A l’heure actuelle, c’est près de 3000 personnes qui utilisent Ticket Restaurant® virtuel pour leur pause-déjeuner.
L'idée était de promouvoir notre marque employeur tout en proposant un avantage salarié ayant un impact significatif pour soutenir le pouvoir d'achat des collaborateurs.
Pourquoi avoir fait le choix de la solution Ticket Restaurant® virtuel, 100% dématérialisée ?
Il y a 7/8 ans, lorsque j’ai pris mes fonctions dans l'entreprise, j'ai été interpellé par la quantité de papier utilisée par les équipes.
La stratégie de Samsic est de digitaliser l’ensemble des process RH, d’automatiser au maximum les tâches de saisie et de contrôle pour faire gagner du temps aux équipes en charge de la gestion de paie. Pour l’ensemble de ces tâches RH, nous avons opté pour des solutions digitalisées.
Quant au Ticket Restaurant® papier…
Surtout pas de papier ! Samsic est une entreprise du digital, le choix d’une solution dématérialisée pour les titres-restaurant s’est donc fait assez naturellement.
D'accord et auparavant, aviez-vous déjà une solution de titres-restaurant ?
Nous étions client chez cinq émetteurs de titres-restaurant différents au total, selon nos typologies de collaborateurs et les types de contrats. Peu de salariés bénéficient historiquement ce cet avantage et seuls les intérimaires utilisaient initialement le format dématérialisé, mais certains autres disposaient de titres-restaurant papier. Chaque agence avait sa propre gestion décentralisée de titres, sans gestion centralisée des décomptes. Nous avions besoin d’une gestion commune qui facilite le contrôle de gestion au niveau du siège, pour tous nos collaborateurs. Nous sommes ainsi certains de la cohérence entre le nombre de titres-restaurant indiqués pour chaque jour travaillé sur la fiche de paie et la commande effectuée.
Comment s'est passée la mise en place de la solution Ticket Restaurant® virtuel ?
Chaque année, avec mon manager, le DRH Groupe, nous formulons des propositions RH à la Direction Générale, notamment concernant les avantages salariés comme les titres-restaurant par exemple. J’élabore un chiffrage pour aider à la prise de décision. Dans le cadre de la réflexion sur l’évolution de la masse salariale, nous nous sommes posés la question de procéder simplement à une augmentation du salaire de base ou de structurer la politique d’avantages salariés qui permet aux collaborateurs comme à l’employeur de bénéficier d’exemption de cotisations. C’est sur la base de cette proposition qu’a été prise la décision de mettre en place Ticket Restaurant®. La mise en place a été très rapide, car nous avions au préalable organisé les consultations avec les partenaires sociaux et j’étais déjà en contact avec Edenred.
Que pensez-vous de l'accompagnement des équipes Edenred ?
Pour la mise en place et la gestion du back-office, nous avons vraiment été bien accompagnés par le chef de projet Edenred, avec qui nous avions des échanges quotidiens. Cette relation stable et constante nous a permis de tester la solution en amont pour que le déploiement se déroule dans des conditions optimales. Nous avons beaucoup communiqué auprès des collaborateurs et leurs managers en organisant des visio-conférences, afin qu’ils puissent poser toutes les questions.
Avez-vous identifié des freins par rapport au fait de passer au format Ticket Restaurant® virtuel ?
Pas du tout ! Il faut dire que nos collaborateurs sont habitués aux outils dématérialisés. Petite anecdote : lorsque j’ai mis en place les bulletins de salaire dématérialisés en 2018, lors de l’évolution de la loi sur le sujet, on m’a dit que j’allais droit dans le mur. Finalement, ce fut un réel succès et 82% des collaborateurs opté pour le coffre-fort numérique. Les salariés, quel que soit leur métier, y compris des salariés de terrain qui ne sont pas équipés d’ordinateur ou de téléphone par l’entreprise, disposent tous aujourd’hui d’un smartphone dans leur vie personnelle, pour accéder à ces informations.
Donc là-dessus, aucune excuse, vu que l'on est assez porté sur les outils digitaux, nous n'avons pas eu de problème sachant qu'en plus c'était sur une population de collaborateurs plutôt administratifs, cela a vraiment été bien accueilli. Finalement, nous sommes plutôt sur de belles statistiques en termes de carte virtuelle, pour un démarrage !
Sauriez-vous chiffrer le temps que cela prend au service RH, de s'occuper de la gestion des titres-restaurant ?
Une bonne partie est automatisée donc c'est plutôt rapide et pratique à gérer. Si nous prenons la production du fichier global de commandes et que l'on ajoute à cela le contrôle et l'import des déductions, je dirais que nous y passons maximum 3h par mois pour 3 000 salariés répartis sur plusieurs centaines de site (PDL).
Nous avons aussi un rôle de support pour les collaborateurs qui ont des questions ou qui n'arrivent pas à se connecter à leur compte mais ça reste anecdotique, de l'ordre d’une ou deux sollicitations par semaine.
Quels sont les retours que vous avez eu de vos collaborateurs ?
Globalement, nos collaborateurs sont ravis. Nous recevons des messages enthousiastes, certains nous ont même dit attendre cette évolution depuis 20 ans ! La nouvelle a donc été très bien accueillie.
C’est un fait, les collaborateurs se manifestent souvent quand ils rencontrent un problème et la majorité silencieuse ne partage pas spontanément sa satisfaction ! Mais en six mois de mise en place, les dysfonctionnements se sont avérés très rares.
Comment avez-vous défini la valeur faciale des titres-restaurant pour vos collaborateurs ?
Une partie de nos collaborateurs, ceux qui étaient déjà équipés de titres-restaurant papier, a conservé la valeur faciale de 8€. Pour les populations qui n’avaient pas encore Ticket Restaurant®, nous avons souhaité marquer le coup en proposant immédiatement une valeur faciale de 10€.
Selon vous, est-ce que Ticket Restaurant est un outil pour améliorer l'expérience collaborateur et la marque employeur ?
Tout d'abord, Ticket Restaurant® est presque devenu la norme. Donc, effectivement pour la marque employeur c'est essentiel en termes de recrutement, de fidélisation.
En effet, nous avons intégré Ticket Restaurant® dans notre discours de recrutement, dans notre marque employeur et nous avons mis en place le service Refectory sur le siège social de Rennes où près de 500 collaborateurs travaillent
Cela ne nous coûte rien en tant qu'employeur, mais cela vient réellement faciliter la pause-déjeuner des collaborateurs !
Et sûrement une mise en place prochainement sur nos directions régionales.