Des outils pour de meilleures performances en télétravail
Comment conserver de bonnes performances en travaillant à distance ? Que ce soit pour gérer les réunions, animer la communauté ou suivre les projets, différents outils sont disponibles pour faciliter la collaboration en télétravail.
Des réunions et visioconférences optimales pour les équipes
Même en télétravail, impossible d’échapper aux réunions ! La visioconférence s’impose désormais pour les réunions d’envergure, mais aussi pour les entretiens en comité restreint.
Les outils de visioconférence doivent être simples à utiliser. Beaucoup d’entre eux sont gratuits, mais avec une limite de temps et/ou de participants.
Le poste de travail à domicile devra donc être équipé a minima :
- d’un ordinateur (connecté à internet)
- d’un système audio-vidéo complémentaire si l’ordinateur n’en dispose pas (ou s’il n’est pas suffisamment performant) : micro, casque, webcam, voire haut-parleurs
- d’un logiciel web de réunion à distance : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex Meetings, GotoMeeting, Livestorm… Le choix est vaste.
Dans le cadre d’un télétravail régulier, l’employeur est tenu de fournir, d’installer, d’entretenir les équipements nécessaires à la bonne réalisation des tâches de ses collaborateurs. Les frais liés aux communications sont aussi couverts. Des solutions et des aides existent !
Une gestion de projets efficace, même à distance;
Gérer un projet à distance peut vite s’avérer être un challenge impossible à relever sans outils adéquats.
Le développement du travail à distance entre collaborateurs a permis de démocratiser les outils de gestion de projets tels que Trello. En s’appuyant sur la méthode Kanban, un aspect visuel développé et une fonctionnalité pratique et ergonomique, le suivi des projets en temps réel est devenu très simple, instantané et fiable.
D’autres outils collaboratifs, tels Slack ou Discord, permettront aussi de gérer des flux d’informations, grâce à une messagerie instantanée sur différents canaux, en temps réel et en substitution à la communication par e-mail qui reste très chronophage et moins réactive.
Des outils pour faciliter le quotidien du télétravailleur
Travailler à domicile, c’est avant tout travailler dans de bonnes conditions. Des solutions existent pour faciliter le quotidien du travailleur.
Un pack pour aménager son espace de travail
En cas de télétravail à domicile, l’aménagement d’un coin bureau peut vite devenir nécessaire pour pouvoir travailler dans de bonnes conditions.
Mais aménager son espace de travail demande de la réflexion… et des moyens ! Pour faciliter cette nouvelle organisation et s’équiper correctement, l’entreprise peut participer à l’effort financier. Fournir au salarié une meilleure qualité de vie en télétravail est un objectif de plus en plus recherché par les entreprises. Celles-ci peuvent s’appuyer sur des solutions clé en main comme Télétravail Edenred par exemple.
Des applications pour organiser son quotidien
Pour gérer son organisation quotidienne, divers outils sont disponibles sur le marché. Modifier instantanément son planning à la suite d’un imprévu, faire signer un document à distance, partager un tableau blanc… Tout est maintenant possible à distance.
Afin de rendre le télétravail encore plus flexible, les documents devant être consultés par tous les membres de l’équipe peuvent être stockés sur le cloud avec des espaces de stockage (comme Google Drive ou Dropbox, par exemple). Le partage de documents s’en trouve ainsi facilité.
Si cela ne suffit pas et qu’une vraie session de brainstorming est nécessaire avec votre l’équipe, il existe désormais des tableaux blancs virtuels collaboratifs. Klaxoon et Miro offrent des solutions complètes en la matière. Piloter à distance ses sessions de brainstorming ou de design thinking devient un jeu d’enfants !
Des outils pour une sécurité optimale en travail hybride
Maintenir une sécurité optimale, même en travaillant à la maison, évitera à l’entreprise (et à ses salariés !) bien des déconvenues.
Une sécurité renforcée au bureau et à la maison
Lors du télétravail, le salarié et son environnement deviennent la continuité de l’établissement physique. Les outils mis en place doivent lui assurer de travailler dans des conditions de sécurité optimales.
Les risques de cybermalveillance se sont fortement accrus pour les organisations : hameçonnage (phishing), rançongiciels (ransomware), vol de données et faux ordres de virement (FOVI) sont devenus monnaie courante. Le développement du télétravail a aussi entraîné, de manière parallèle, celui de la cybercriminalité.
Les recommandations de Cybermalveillance.gouv.fr liées au télétravail pour les employeurs peuvent être suivies pour assurer la cybersécurité des équipes, et donc celle de l’organisation.
De bonnes pratiques à adopter pour la protection des données
Voici quelques conseils supplémentaires à suivre pour protéger ses données en télétravail :
- protéger l’accès au réseau ;
- mettre à jour son ordinateur ;
- verrouiller son ordinateur en cas d’absence ;
- utiliser un cache-écran en public ;
- sauvegarder ses données tous les jours.
Des outils pour faciliter la mobilité du télétravailleur
Tout a été mis en œuvre pour que les conditions de travail du salarié soient optimales à domicile. Il reste cependant encore un point important à traiter : celui de la mobilité.
Un déplacement dans de bonnes conditions en cas de besoin
Rares sont les entreprises offrant des postes en distanciel à 100 %.
Lors des jours de travail en présentiel, prendre en compte les problématiques de mobilité des salariés apportera des avantages à toutes les parties (entreprise et collaborateurs).
Afin de rendre ces moments contraignants plus acceptables, les salariés peuvent être accompagnés grâce au Ticket Mobilité : une carte unique de paiement des frais liés aux déplacements dans un dispositif exonéré de charges et plafonné à 500 €.
Le télétravail possible même hors de chez soi
Enfin, même si les meilleurs outils pour télétravailler ont été mis en place, si les conditions ne sont pas réunies à domicile (trop de bruit, pas d’espace approprié…), le télétravail sera improductif, voire impossible.
Des solutions existent également pour permettre aux salariés ne pouvant pas travailler à distance à partir de leur domicile, de le faire dans des conditions optimales.
Voici donc quelques idées pour télétravailler au calme :
- opter pour le coworking dans un tiers lieu ;
- louer un appartement pour l’occasion ;
- louer un bureau libre dans une grande entreprise.
Comme vous pouvez le constater, de multiples outils aux nombreuses fonctionnalités existent pour booster le télétravail et le rendre plus efficace ! Et vous, lesquels utilisez-vous ?