Indemnité Kilométrique 2023 : ce qu'il faut savoir

A découvrir dans cet article :

1. L'Indemnité Kilométrique (IK) : explications

2. Vous êtes : un employeur

3. Vous êtes : un collaborateur

L'Indemnité Kilométrique (IK) : explications

L'Indemnité Kilométrique correspond au montant des frais engagés par un collaborateur pour se rendre de son domicile à son lieu de travail. Tous les véhicules personnels sont valables dans le calcul des indemnités kilométriques, peu importe l'énergie avec laquelle ils fonctionnent (thermique, hydrogène ou hybride, électrique...).

Lequel montant devra faire l'objet d'un remboursement venant de l'entreprise à destination du salarié.

Mais attention, deux éléments sont à considérer :

• Tout d'abord, ce montant versé tous les mois par l'employeur doit exclusivement compter les déplacements effectués dans un cadre professionnel. Par exemple, en aucun cas un collaborateur souhaitant se rendre à titre personnel à l'autre bout du territoire pour visiter sa famille ne pourra bénéficier d'un dédommagement de frais.

• Les déplacements professionnels donc, sont remboursables uniquement si le véhicule utilisé est celui du salarié à titre personnel.

Par cette désignation, l'administration fiscale entend les types de véhicules suivants :

• les voitures

• deux-roues (motos et scooters aux cylindrées supérieures à 50 cm3).

• les cyclomoteurs (cylindrées inférieures à 50 cm3).

Par conséquent, les indemnités kilométriques ne peuvent pas s’appliquer pour les déplacements en train, en avion ou en taxi.

Si les salariés de votre entreprise désirent se faire rembourser ce type de trajets en frais professionnels, ils devront réaliser une note de frais, accompagnée des justificatifs adéquats.

Cas particulier pour les véhicules électriques

Les frais réels à prendre en compte avec une voiture électrique :

Lorsque nous parlons de frais réels, cela désigne les frais réellement supportés par les collaborateurs et les chefs d’entreprise pour raisons professionnelles. Le calcul de ces frais, se base sur un barème kilométrique réactualisé chaque année par l'organisme d'Etat.

Ce barème intègre différents facteurs, à savoir :

• les dépenses d'entretien et de réparation du véhicule

• la consommation de carburant

• les dépenses liées aux pneumatiques

• la dépréciation de la "e-car"

• la prime d'assurance automobile

NB : certaines autres dépenses sont susceptibles d'être comptabilisées :

• les intérêts d'emprunt pour l'achat d'une e-car à crédit

• les frais de stationnement

• les coûts de péages

Le Compte Mobilité Edenred x Betterway permet de faciliter la prise en charge de l’indemnité kilométrique, en évitant aux salariés de réaliser ces notes de frais. L’employeur peut grâce à ce système attribuer un montant plafonné à xxx€, exonéré de charges pour l’employeur. Cela permet de financer tous types de modes de déplacements du domicile jusqu'au lieu d'exercice professionnel. Par exemple, le collaborateur se fait attribuer 350 € annuel dédié à toutes sortes de dépenses liées à la mobilité : financements de transports en commun à l'abonnement ou au parcours, abonnements à des services de mobilité douce, achat d'un véhicule quel qu'il soit, achat d'équipements pour se déplacer en toute sécurité...

Quid de l'Indemnité Kilométrique Vélo (IKV) ?

L’Indemnité Kilométrique Vélo est (comme son nom l'indique) une indemnité versée par l’employeur pour les salariés se déplaçant à vélo sur leur lieu d'exercice professionnel. L'indemnité s'élève à hauteur de 25 centimes d'euro par kilomètre parcouru dans la limite de 500€ par an pour les salariés du secteur privé, contre 200€ pour ceux du secteur public.

Il est bon de noter que l’IKV est cumulable avec le remboursement à l'abonnement aux transports en commun, que l'on utilise son propre vélo ou un vélo de fonction. La condition sinéquanone étant que les deux subventions ne s'appliquent pas à un même trajet !

L'objectif ultime de cette mesure : pousser les salariés à enfourcher un vélo et faire de la petite reine leur moyen de déplacement privilégié ! D'ailleurs, saviez-vous que ces adeptes du vélo qui pédalent pour aller au travail sont qualifiés de "vélotafeurs" ?

Le vélotaf, un nom qui ne devrait pas tarder à rentrer dans le dictionnaire... Avec près de 225 000 vélos en circulation dans les rues de Paris le 31 janvier 2022, cela ne serait en tout cas pas étonnant.

L'Indemnité Kilométrique est-elle cumulable avec le Forfait Mobilité Durable ?

Avant toute chose, nous attirons votre attention sur le fait que le Forfait Mobilité Durable simplifie le dispositif d’Indemnité Kilométrique Vélo (IKV).

Toutefois, il est possible de maintenir ce dernier lorsqu’un accord salarial interne à l'entreprise est prévu.

L'intérêt du Forfait Mobilité Durable est qu'il simplifie le financement des déplacements des collaborateurs. Il favorise l'utilisation de mobilités douces tout en laissant une liberté de choix de son mode de déplacement. Pourquoi ne pas venir au bureau en trottinette un jour puis un autre en auto-partage et le reste du temps en transports en commun 🤔

Le montant des exonérations sociales et fiscales augmente (de 200€ à 500€).

Toutefois, les entreprises qui versaient l'IKV ne sont pas dans l’obligation de renégocier un accord si les nouvelles conditions d’exonérations leur conviennent.

Le Compte Mobilité : Edenred x Betterway, la solution qui répond au besoin de flexibilité des collaborateurs

D'ailleurs, les déplacements des collaborateurs sont l'une des préoccupations majeures d'Edenred. A ce titre, nous avons récemment lancé notre solution en partenariat avec Betterway : le "Compte Mobilité". L'objectif de celle-ci :

• Permettre à vos collaborateurs d'utiliser plus aisément différents moyens de mobilité durable tout en maîtrisant les coûts. En effet, en faisant appel à cette solution qui vient soutenir le pouvoir d'achat de vos collaborateurs, vous êtes exonérés de charges.

Vous êtes : Un employeur (10)

Avant toutes choses, précisons que le sujet de la mobilité fait partie des thématiques obligatoires à aborder au cours des Négociations Annuelles Obligatoires (NAO) pour les entreprises de plus de 50 salariés ! Néanmoins, hormis le remboursement de 50% des abonnements aux mobilités communes, les autres indemnisations ne sont pas obligatoires. Libre cours à l'entreprise de satisfaire aux besoins de ses salariés.

Le Compte Mobilité : une gestion ultra simplifiée pour l'employeur

Les bénéfices de cette solution lancée par Edenred et Betterway sont nombreux, tant pour le collaborateur que pour l'employeur :

• Une gestion simplifiée et automatisée : grâce à celle-ci, plus aucun justificatif à traiter ! En plus, nous nous occupons du respect des plafonds en vigueur ainsi que les cumuls avec les abonnements de transports en commun.

• Pas de risque URSSAF : en effet, triple niveau de contrôle et signature électronique sont de mise.

• De plus avec le Compte Mobilité, profitez de tous les avantages qu'a à vous offrir la solution : vous pourrez notamment récupérer l'argent non dépensé puisque celui-ci reste propriété de l'entreprise.

Le remboursement des frais kilométriques : une somme déductible des impôts

En tant qu’employeur, si vous remboursez les dépenses en terme de frais kilométriques de vos collaborateurs, vous pouvez déduire ces montants de vos impôts en les faisant passer en charges d’entreprise.

D'ailleurs, le Compte Mobilité comprend une carte physique et dématérialisée, un IBAN et une plateforme de gestion de votre mobilité. Celle-ci permet de régler à la fois les abonnements de mobilités en communs, de payer les frais de carburant (thermique et électrique) et d'accéder aux nouvelles mobilités introduites par le « Forfait Mobilités Durables »

Vous êtes un collaborateur :

Trajets domicile-travail : les solutions en place pour se faire rembourser

Si le trajet domicile-travail ne doit pas être rémunéré, l’employeur détient tout de même certaines obligations de prise en charge. Transports en commun, vélo ou véhicule personnel : les conditions de la rétribution des frais engagés varient en fonction du moyen de mobilité dont fait usage le collaborateur.

• L’employeur a l’obligation de prendre en charge à hauteur de 50 % les coûts d’abonnements aux transports en commun (free-floating inclus) pour les trajets domicile-travail, sur présentation de justificatifs.

• La prise en charge du trajet domicile-travail n'est pas obligatoire si le collaborateur use d’un véhicule personnel. Pour faciliter le trajet du domicile jusqu'au lieu d'exercice de l'activité professionnelle et ainsi réduire les coûts à la charge du salarié, l’employeur est néanmoins libre de mettre en place de tels avantages.

• D'ailleurs, le FMD est une allocation versée aux collaborateurs qui se rendent sur leur lieu de travail avec l'un des moyens de mobilité suivants :

  • tous types de vélo personnel

  • moyen de déplacement personnel en location ou en libre-service (vélopartage, trottinette, scooter)

  • covoiturage (chauffeur ou passager)

  • autopartage avec un véhicule à motorisation non thermique (véhicule hybride rechargeable, électrique ou bien hydrogène)

  Enfin, il est important de noter que le montant annuel maximum du FMD s'élève à 800€ en 2023.

A retenir :

👉 il existe bel et bien plusieurs solutions afin de se faire rembourser ses distances domicile-travail pour tous les collaborateurs.

👉 le sujet de la mobilité est l'une des thématiques obligatoires à aborder au cours des NAO

👉 pour bénéficier des indemnités kilométriques, il faut impérativement que le véhicule utilisé soit un véhicule appartenant au collaborateur