Les notes de frais sont des documents permettant à vos collaborateurs d’obtenir le remboursement de leurs dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. Toutefois, bien gérer ce volet en entreprise peut vite s’avérer fastidieux et chronophage pour votre comptabilité qui ne dispose pas de solutions automatisées.
A découvrir dans cet article :
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Les enjeux des notes de frais en 2023
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Les erreurs les plus courantes des notes de frais
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Quelles sont les bonnes pratiques pour les notes de frais ?
Les enjeux des notes de frais en 2023
La gestion des notes de frais est un bon indicateur pour mesurer l’avancement de votre entreprise sur les items de digitalisation et d’efficacité au sein de celle-ci. Il est donc important de pouvoir les gérer avec efficience dans un laps de temps court.
Pour y parvenir, il convient de tracer une feuille de route interne bien construite, laquelle se matérialise par un document définissant le processus liés aux notes de frais. A savoir les règles régissant celles-ci, comment les valider et comment en demander leur remboursement…
Il faut également contrôler les processus internes et effectuer un contrôle qualité de toute la chaîne de valeur. L’objectif étant de déterminer les endroits qui dysfonctionnent éventuellement.
Qu’est ce qu’une note de frais ?
C’est un relevé qui répertorie toutes les dépenses personnelles qui ont été effectuées par l’un de vos collaborateurs en relation avec son activité professionnelle.
Par le biais de la note de frais, votre service de comptabilité va enregistrer les charges pour les rembourser ensuite à votre collaborateur. Sous réserve qu’il ait bien conservé toutes les pièces justificatives.
La plupart de temps, les notes de frais correspondent aux dépenses suivantes :
● frais kilométriques
● frais d’abonnement (téléphonie)
● frais de télétravail
● frais de repas et d’hébergement
La note de frais doit :
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avoir un caractère professionnel : la dépense doit être engagée dans le cadre de son métier et justifiée par les besoins de l'activité du salarié
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être justifiée : le montant de la dépense doit être appuyé par une facture ou un justificatif de paiement
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toute proportion gardée : le montant de la dépense doit être raisonnable
Quelques exemples concrets de notes de frais
Voici quelques exemples concrets de dépenses couramment incluses dans une note de frais :
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Frais de repas : des reçus pour les repas d'affaires avec les clients.
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Coûts de transport : les factures de carburant ou les reçus de taxi pour les déplacements professionnels.
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Frais d'hébergement : les factures d'hôtel ou de location d'appartement lors de déplacements professionnels nécessitant une nuitée.
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Coûts de communication : les factures de téléphone portable ou les reçus de frais d'internet engagés pour des besoins professionnels.
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Frais de fournitures de bureau : les factures d'achat de papeterie, d'imprimantes ou d'autres fournitures nécessaires à votre travail.
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Dépenses engagées liées aux formations : les frais d'inscription à des séminaires, des conférences ou des cours de formation professionnelle.
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Frais de déplacements professionnels : les frais de péage, de parking, de location de voiture ou de transports collectifs.
Notes de frais : les erreurs les plus courantes
Lors de la rédaction d'une note de frais, mieux vaut éviter certaines erreurs courantes et donc sensibiliser les collaborateurs sur celles-ci :
Oublier de conserver leurs justificatifs
L'un des principaux problèmes rencontrés sur les notes de frais est l'absence de justificatifs. Il incombe à vos salariés de conserver tous les reçus, factures et autres preuves d'achat liées aux dépenses professionnelles.
L’absence de précision dans la description des dépenses
Vos collaborateurs doivent indiquer clairement la nature de chaque montant dépensé, en spécifiant le but et le contexte professionnel de la dépense. Cela facilite la vérification et l'approbation de la note de frais par vos services de comptabilité.
Les délais de soumission
Votre entreprise a sans doute mis en place des délais spécifiques pour la soumission des notes de frais. Il est important de les respecter afin d'éviter tout retard dans le processus de remboursement.
Ne pas utiliser les nouveaux logiciels disponibles
Actuellement, de nombreux logiciels sont disponibles pour simplifier le processus de rédaction des notes de frais. Ne pas en faire usage peut entraîner des erreurs et rendre le processus plus long et plus complexe qu'il ne devrait l'être.
Quand faut-il traiter les notes de frais de vos collaborateurs ?
Le plus souvent, les remboursements de notes de frais s’effectuent une fois par mois, lorsque votre salarié remet ses justificatifs de dépenses à la comptabilité. Toutefois l'exercice n’est pas aussi simple que cela et il arrive que le salarié fasse l’impasse sur de petites sommes ou qu’il reporte ses déclarations à plus tard.
L’exercice est chronophage et entraîne une perte d’efficacité pour le salarié comme pour votre entreprise.
Comment faire une note de frais ?
Le principe de la note de frais est basé sur la liberté dans son exécution, sous réserve de respecter les dispositions suivantes :
● Date de la dépense
● Nom du salarié
● Service concerné
● Lieu du déplacement
● Nature des frais engagés
● Montant effectivement engagé
● Mention de la TVA
● Motif de la dépense
Il est possible de fournir à vos salariés un modèle pour leurs notes de frais au format Excel qu’il ne leur restera plus qu’à remplir pour le transmettre ensuite au service comptabilité.
Afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs, mieux vaut utiliser un logiciel de notes de frais car ils facilitent la saisie et offrent aussi un meilleur suivi des éléments comptables.
Enfin sachez que les notes de frais doivent être très détaillées car elles sont susceptibles d’être contrôlées par l’URSSAF. En effet, les remboursements sont exonérés de cotisations sociales, sous réserve de respecter les barèmes et de pouvoir les justifier.
Notes de frais et réglementation
En tant qu’employeur, vous devez rembourser les frais engagés par votre salarié dans un délai de 5 ans. Toutefois, en règle générale, les employeurs le font tous les mois, sachant que toutes les entreprises n’ont pas les mêmes pratiques sur le sujet.
Toutefois, si vous détectez, en tant qu’employeur des incohérences sur une note de frais, vous êtes en droit de vous demander s’il s’agit d’une erreur de note de frais ou d’une fraude de la part de votre salarié.
Dès lors, vous pouvez refuser le remboursement d’une note de frais au motif qu’elle n’est pas justifiée ou qu’elle dépasse le plafond des frais autorisés.
Note de frais : Comment éviter les redressements ?
Nous l’avons vu, les frais professionnels sont susceptibles d’être exonérés de cotisations sociales et donc d’imposition. Ils sont surveillés à la loupe par l’URSSAF et l'administration fiscale.
Pour échapper à quelques désagréments, la note de frais doit être écrite et archivée et faire mention de la nature des frais engagés.
Si les dépenses sont avancées par le collaborateur, deux options s’offrent à vous :
L’indemnisation forfaitaire
Cette indemnisation se fait dans la limite d’un barème actualisé par l’URSSAF. Elle concerne spécifiquement :
● les frais de repas ;
● les charges liés aux déplacements ;
● les frais de restauration et d’hébergement
Le remboursement au réel
Les montants dépensés par le salarié sont remboursés sur présentation obligatoire de justificatifs et sont de facto exonérés de charges sociales. Le législateur précise que ces dépenses professionnelles doivent être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise et ne pas être excessives.
Notes de frais : les bonnes pratiques
Centraliser et gérer les demandes
La gestion des frais de travail peut parfois devenir complexe : les informations sont dispersées entre différents systèmes, ce qui peut entraîner des doublons, voire des frais non remboursés.
C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une vision d'ensemble de tous les débits en cours et à venir en utilisant des outils mobiles et des solutions liées au Cloud.
Archiver dans le Cloud
Les justificatifs numériques ont désormais la même valeur que les versions papier. Cela signifie que les entreprises peuvent archiver les reçus de manière numérique, en respectant certaines exigences, pour répondre aux obligations de conformité.
Automatiser la saisie des notes de frais
Le smartphone peut servir de véhicule parfait pour saisir les notes de frais en mobilité et ce en quelques secondes. Il suffit de prendre une photo du justificatif juste après avoir effectué le paiement.
Les Indemnités Kilométriques
De quoi parle-t-on?
L'Indemnité Kilométrique est une somme remboursée par votre entreprise au collaborateur pour les frais qu’il engage lors des trajets entre son domicile et son lieu de travail.
Tous les véhicules personnels sont éligibles, quelle que soit leur source d'énergie. Toutefois, seuls les frais de déplacements professionnels sont remboursables (déplacements à titre personnel).
Les Indemnités Kilométriques ne s'appliquent qu'aux déplacements effectués avec un véhicule personnel, tels que :
● les trajets effectués en voiture
● déplacements réalisés en deux-roues (motos et scooters de plus de 50 cm3)
● trajets réalisés en cyclomoteur (moins de 50 cm3)
Les déplacements en train, en avion ou en taxi ne sont pas éligibles à ce remboursement.
En revanche, si l'un de vos salariés souhaite se faire rembourser ce genre de trajets, il devra vous fournir une note de frais avec les justificatifs appropriés.
Pour les véhicules électriques, les frais réels doivent être pris en compte. Cela inclut les coûts engagés par le salarié :
● de réparation
● d'entretien
● de carburant
● de pneumatiques
● la dépréciation du véhicule
● l'assurance automobile.
Des dépenses supplémentaires telles que les intérêts d'emprunt, les frais de stationnement et les coûts de péage peuvent aussi être prises en compte.
La solution d’Edenred
Edenred et Betterway ont développé le "Compte Mobilité", pour répondre aux besoins de flexibilité des collaborateurs en matière de déplacements.
Le principal objectif du Compte Mobilité est de permettre à vos collaborateurs d'utiliser plus facilement différents moyens de transport durables tout en contrôlant les coûts. En optant pour cette solution, qui soutient le pouvoir d'achat de vos collaborateurs, vous bénéficiez également d'une exonération de charges.
Si vous êtes employeur, sachez que la mobilité est l'un des sujets obligatoires à aborder lors des Négociations Annuelles Obligatoires (NAO) pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Cependant, à l'exception du remboursement de 50 % des abonnements aux transports en commun, les autres formes d'indemnisation ne sont pas obligatoires. Vous avez donc la liberté de répondre aux besoins des salariés en la matière.
Grâce à cette solution, il n'est plus nécessaire de traiter des justificatifs. Par ailleurs, Edenred se charge :
● du respect des plafonds en vigueur
● de la coordination avec les abonnements de transports en commun
Vous n'avez donc pas à craindre de risques URSSAF, car Edenred a mis en place un triple niveau de contrôle et une signature électronique.
Le remboursement des frais kilométriques est déductible des impôts pour les employeurs.
Le Compte Mobilité comprend également :
● une carte physique et dématérialisée
● un IBAN
● une plateforme de gestion de la mobilité
Cette plateforme permet de régler les abonnements de transports collectifs, de payer les frais de carburant et d'accéder aux nouvelles formes de mobilité introduites par le Forfait Mobilités Durables.
Pour résumer, le Compte Mobilité Edenred x Betterway offre une solution simplifiée et flexible pour répondre aux besoins de déplacement des collaborateurs. Il permet aux employeurs de gérer facilement les remboursements des montants des frais kilométriques, tout en bénéficiant d'avantages fiscaux.
Titres Restaurant et Notes de frais peuvent-ils se cumuler ?
Il est important de bien différencier les notes de frais et les titres restaurant. En effet, cela est primordial si l'employeur souhaite alléger les dépenses en restauration de ses salariés sans pour autant franchir la limite de la légalité.
Bien sûr, un salarié dont l'employeur lui attribue des titres restaurant a également le droit de profiter de notes de frais. Toutefois, il ne peut pas faire usage en même temps/pour un même repas. D'ailleurs, il n’est pas légal pour un salarié d’utiliser ses titres restaurant pour payer la note d’un déjeuner professionnel. Le salarié ne peut pas non plus demander le remboursement, grâce à la note de frais, d'un déjeuner qui n’entre pas dans le cadre professionnel.
Pour les comptables :
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Le titre restaurant correspondant au jour où le salarié a fait un repas professionnel doit être enlevé du décompte par l’employeur ;
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Ainsi, la note de frais du salarié peut être traitée et à ce moment, le remboursement du déjeuner professionnel peut avoir lieu.
A retenir :
La note de frais doit :
👉 avoir un caractère professionnel : la dépense doit être engagée dans le cadre de son métier et justifiée par les besoins de l'activité du salarié
👉 être justifiée : la dépense doit être appuyée par une facture ou un justificatif de paiement
👉 toute proportion gardée : le montant de la dépense doit être raisonnable