Si le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié de façon permanente, le salarié peut l’utiliser au-delà du trajet domicile – travail, pour ses déplacements privés, en week-end, ou en vacances… Mais il sera sans doute utile à l’employeur - et au salarié - de connaître les limites de l’usage de ce véhicule, pour au moins deux raisons :
- Pour les vacances qui approchent, les véhicules seront utilisés à titre privé.
- Plus structurellement, la tendance du véhicule partagé fait évoluer la donne.
En préalable à l’étude des situations particulières, les précautions de base doivent être prises sur les plans fiscaux et sociaux : le véhicule de fonction utilisé à titre privé représente un avantage en nature soumis aux charges sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le salarié. L’employeur qui omettrait de mentionner cet avantage en nature sur le bulletin de salaire risque un redressement de la part de l’Urssaf.
Des situations particulières à gérer
Comme il s’agit d’un élément de rémunération, généralement prévu au contrat de travail, la suppression du bénéfice de l’utilisation de la voiture constitue une modification du contrat de travail. Il est donc nécessaire d’obtenir l’accord du salarié si l’on souhaite lui supprimer cet avantage en nature.
L’employeur ne pourra pas non plus récupérer le véhicule pendant une période de suspension du contrat de travail pour maladie, congé parental, congé maternité… sauf si le contrat de travail le prévoit. Dans ce dernier cas, un refus de restitution du véhicule par le salarié pourrait constituer une faute sanctionnable. L’employeur risque toutefois d’avoir à prouver qu’il avait besoin du véhicule pour un autre salarié
Dans le cas particulier du préavis, la restitution ne peut pas non plus être exigée, même si l’employeur l’a expressément dispensé d’exécuter ce préavis. Si le salarié préfère restituer volontairement le véhicule, il sera prudent de lui demander de confirmer par écrit sa demande, afin d’éviter une requalification en modification du contrat à l’initiative de l’employeur.
Nouveaux usages, nouvelles limites
L’usage personnel du véhicule de fonction comporte des limites. Ainsi, prêter à un tiers un véhicule de fonction qui n’est assuré qu’à son seul profit peut être sanctionné sur le plan disciplinaire.
L’émergence de solutions du type BlaBlaCar pose de nouvelles questions :
Un salarié qui effectue, pour son travail de nombreux trajets avec son véhicule de fonction, peut-il en profiter pour faire du covoiturage ?
Dans les affaires récentes sur ce sujet, les points suivants ont été soulevés
- La fréquence et les bénéfices retirés de cette pratique par le salarié sont évalués, pour être éventuellement jugés abusifs.
- Si l’utilisation litigieuse est faite sur des trajets professionnels, dont la totalité des couts est supporté par l’employeur, retirer un bénéfice du co-voiturage pose question. Le site BlaBlaCar précise dans ses conditions générales que le covoiturage doit permettre un partage des frais et non de générer un bénéfice
- Le salarié peut faire courir un risque à son employeur si l’assurance du véhicule de fonction ne couvre pas les personnes transportées dans ce cadre
En pratique, pour les conducteurs, covoiturer occasionnellement avec son véhicule de fonction pour des trajets privés pourrait rester dans la zone de tolérance, mais seulement si les basiques sont satisfaits (Autorisation de l’employeur, assurance compatible…)
En ce qui concerne les employeurs, et devant ces nouveaux usages, préciser la règle est indispensable. Pour ne pas avoir à gérer de situations plus complexes, il leur sera utile de mentionner dans le règlement intérieur de l’entreprise, et dans le document de mise à disposition du véhicule :
- Il est interdit aux salariés de prêter leur véhicule de fonction à un tiers
- Il est interdit de l’utiliser pour effectuer du covoiturage
- Prêter son véhicule de fonction ou l’utiliser en covoiturage ne sont pas couverts par l’assurance de l’entreprise.
Ces règles valent à fortiori pour un véhicule de service, dont l’utilisation est limitée à des parcours professionnels.