Comptable en ligne : que faut-il en attendre ?

Grâce à la dématérialisation, les offres de comptables en ligne sont pléthore aujourd’hui. Pourquoi et comment les choisir ? Qu’attendre de ces offres ?  Quels sont leurs avantages et inconvénients ?

Qui, à la tête de sa petite entreprise, n'a jamais eu de sueurs froides faute de savoir où il en était financièrement, concernant sa trésorerie, et légalement, concernant ses déclarations ? Assurer en tant que dirigeant un rôle de directeur commercial, de DRH, de responsable du développement est une chose, fort lourde par ailleurs, mais la comptabilité en est une autre : impossible ici d'improviser, car les règles érigées par l'État, non contentes d'être très strictes, évoluent sans cesse.

Avant d’atteindre la taille suffisante justifiant l’embauche d’un comptable à mi- ou à plein temps, il y a bien sûr la possibilité de travailler avec un cabinet d’experts comptables, dont l’un va partager son temps entre votre entreprise et de nombreuses autres. Toutefois, depuis quelques années, grâce aux outils numériques et à la dématérialisation par l'État de nombreuses procédures comptables, une alternative s’est imposée progressivement : les comptables en ligne, avec des offres sur Internet de plus en plus nombreuses.

Comment s'y retrouver ? Quels services en attendre ? Que faut-il exiger du prestataire ? Et quels sont les avantages et les inconvénients de ces e-comptables?

Comptable en ligne ou comptabilité en ligne : attention à la différence !

Certains éditeurs de logiciels de comptabilité proposent d’accéder en ligne à leur produit pour gérer la comptabilité de votre entreprise. C’est ce qu’on appelle des logiciels en mode SaaS, pour Software as a Service. Au lieu d’installer leur logiciel sur vos ordinateurs, vous y accédez via Internet, moyennant un abonnement mensuel. Par exemple, l’éditeur français Zefyr propose aux entreprises qui viennent de se créer une offre à 10 euros par mois. Mais, même si l’usage de tels logiciels est assez simple, s'ils vous guident et automatisent beaucoup de calculs et d'éditions, c’est quand même à une personne de votre entreprise d’assurer la saisie des chiffres puis d'établir et de contrôler le bilan et tous les documents fiscaux et administratifs. Attention donc à ne pas confondre ces offres, très attractives financièrement, avec un expert-comptable en ligne !

Expert-comptable en ligne : les services de base

Dans ce cas, il s'agit de plates-formes sur Internet où vous inscrivez votre entreprise afin que des comptables et experts comptables, employés par le prestataire, prennent en charge tout ou partie de votre comptabilité. Et ce, moyennant un abonnement mensuel.

A minima, une plate-forme d’experts comptables en ligne doit vous proposer :

• Un accès à une application web pour gérer la facturation de vos clients (au minimum, l'établissement des devis et des factures) ; Cette application peut être un logiciel du marché mais c’est ce n'est pas à vous d’assurer la relation commerciale avec l’éditeur.
• Le suivi et la révision de la comptabilité, la clôture et la réalisation des comptes annuels.
• L’import automatique de vos relevés bancaires en comptabilité. Cet import se fait via un échange électronique entre votre banque et la plate-forme, une fois que vous avez donné votre accord.
• Un tableau de bord en ligne, pour suivre en temps réel, à tout moment, l’état de votre comptabilité (entrées et sorties, trésorerie).
• La gestion de vos notes de frais : possibilité de les saisir dans l’application et d'attacher les factures scannées correspondant aux dépenses.
• L’édition de vos états comptables légaux : bilan, liasse fiscale, déclarations.

D’autres fonctions, en option et payantes, peuvent s’ajouter à l’abonnement. Par exemple :

• La saisie comptable : vous scannez et envoyez les factures correspondant à vos dépenses et votre comptable en ligne se charge de les entrer dans votre comptabilité.
• La relance de vos clients qui tardent à régler leurs factures.
• La gestion de la TVA.
• Des missions de conseil un peu plus poussées. Par exemple, le choix de vos statuts ou l'accompagnement pour en changer ; Ou encore l'établissement avec vous d'un plan de trésorerie prévisionnel pour vous donner plus de visibilité.

A vérifier et à exiger, même sur le contrat de base

Avant de vous engager avec un prestataire, il faut impérativement vérifier que ce dernier est bien inscrit à l'Ordre des experts comptables. C'est la garantie que la tenue de votre comptabilité sera légale. Attention aux offres très peu chères qui pourraient vous mettre dans l'illégalité. Si la plate-forme est inscrite à l’Ordre, c'est précisé en principe dès sa page d'accueil.

Vérifiez aussi :

• Que votre espace client et ses différents outils (saisie des écritures, tableaux de bord...) sont accessibles sur tous vos terminaux : PC, tablette, Smartphone…
• Que ces mêmes outils sont faciles à utiliser (demandez des démonstrations en ligne) ou que la plate-forme met à votre disposition des didacticiels pour vous familiariser avec eux.
• Que vous pourrez facilement télécharger, depuis votre espace client, le fichier de vos écritures et tout autre document à transmettre à l'administration.
• Que vous aurez à votre disposition un interlocuteur unique et réactif, avec différents moyens de contacts qui vous agréent : mail, chat, téléphone, visioconférence.
• Que les compétences de la plate-forme en sus de la comptabilité (fiscalité, droit du travail, export...) correspondent bien à vos attentes le cas échéant.

Vous devez ensuite exiger de signer avec la plate-forme un contrat ou une lettre de mission, qui recense clairement les services inclus et donne le montant des honoraires mensuels de l'abonnement. Prenez le temps de bien relire et analyser la proposition qui vous est faite avant de vous engager.

Quels sont les avantages et inconvénients des experts comptables en ligne ?

L’avantage de ses offres de comptable en ligne est triple : vous gagnez du temps (tout est dématérialisé, pas besoin de se déplacer) et les services, équivalents à ceux d’un cabinet d’experts comptables, sont moins chers. De plus, la plate-forme met à votre disposition une application accessible à tout moment pour saisir vos écritures et disposer de tableaux de bord, que vous n’avez donc pas à acquérir ni à maintenir vous-même.

Inconvénient de ces plates-formes en ligne : l’aspect humain, le relationnel. Avec un expert-comptable en cabinet, domaine où règne un faible turn-over, il s’établit une connivence au fil des rencontres de visu, une écoute. Ce dernier connait votre entreprise et vous partagez plus que des chiffres : des objectifs, une vision, des valeurs. Et votre expert-comptable, même s’il partage son temps entre plusieurs clients comme vous, n’hésite pas à se déplacer dans votre entreprise, régulièrement, ou au moment du bilan ou de l’assemblée générale. Son rôle dépasse celui d’expert, il agit souvent en conseiller, y compris sur la fiscalité personnel du dirigeant qu’il accompagne. Ce que ne propose aucun e-comptable !

Zoom sur quelques offres de comptable en ligne