Les artisans, en société ou comme micro entrepreneurs le savent bien : via les sites internet ou en visite chez leurs clients, on leur demande de produire des devis de plus en plus rapidement. Or cette production est exigeante. Comment faire pour y répondre, sans perdre de temps, avec précision, et en respectant la réglementation ?
L’explosion des sites d’intermédiaires sur internet, qui proposent au grand public de leur faire parvenir rapidement des devis pour les aider à choisir le meilleur artisan –en prenant une commission au passage, mais c’est un autre sujet ! – a certes une vertu : celle de multiplier pour vous les opportunités de toucher des prospects, sans perdre trop de temps à prospecter justement, ni trop d’argent en publicité.
Mais le revers de la médaille est qu’il vous faut dès lors vous organiser pour envoyer ces devis, le plus rapidement possible face à la concurrence de vos confrères. Le tout sans erreur – un devis vous engage-, ni sur le montant des prestations, ni sur la TVA, ni sur le coût des matériaux.
Soyons clairs : aucun outil ne pourra vous libérer de la tâche fastidieuse de mettre à jour le prix des différentes fournitures. En revanche, de nombreux logiciels pour établir des devis, dont certains gratuits, existent sur le marché. Avant de choisir l’un d’entre eux, y compris dans une version payante avec un abonnement au mois, voici ce que vous pouvez en attendre.
Modèle de présentation, base de données produits/prestations et base client : le minimum
Un logiciel doit a minima vous faciliter la présentation de vos devis, c’est-à-dire une mise en page qui intègre, une bonne fois pour toutes, les coordonnées de votre société (y compris bancaire), son logo éventuel, les mentions réglementaires. Pour savoir ce que vous devez obligatoirement fournir, les experts comptables sont des partenaires surs.
Ces logiciels vous permettent également de créer des « champs », que vous pourrez remplir en allant par exemple chercher les coordonnées du client dans la base « clients », et la dénomination exacte des produits, dans la base… produits bien sûr. Il vous faudra renseigner ces différentes bases, mais le gain de temps est considérable sur la durée. Entre autres raisons parce que le risque d’erreurs sur les libellés disparait progressivement.
Le plus du moment : la mobilité
Comme indiqué ci-dessus, la rapidité de production des devis devient primordiale. Raison de plus pour vous intéresser aux versions « mobile » qui commencent à exister. Avantage : vous accédez sur votre smartphone ou mieux, pour le confort visuel, sur votre tablette, aux mêmes fonctionnalités que celles que vous utilisez au bureau, y compris pour la base clients et la base fournitures, qui sont stockées dans le « cloud ». Et vous pouvez envoyer votre devis personnalisé immédiatement, grâce à la connexion internet de votre mobile.
Ces versions, dites SAAS, sont commercialisées sont forme d’abonnement mensuel, avec un double avantage : pas de manipulation informatique complexe pour les installer d’une part, et la possibilité d’arrêter de les utiliser quand vous le souhaitez d’autre part.
Des fonctionnalités de gestion pour une meilleure productivité et moins d’erreurs
L’intérêt d’utiliser un outil de gestion de devis est démultiplié si vous vous utilisez également les fonctionnalités de facturation qui vont souvent avec. Cela vous permet de demander rapidement les paiements, y compris intermédiaires à vos clients, en reprenant les éléments du devis. Même chose concernant l’interconnexion avec votre gestion de stock, si vous utilisez beaucoup de petites fournitures : leur couplage vous permettra d’anticiper sur l’utilisation de ces pièces et donc d’éviter les ruptures de stock.
Au-delà du devis, une relation client et du pilotage !
L’informatisation des devis et des factures n’est que la première étape, indispensable, vers une nouvelle approche de votre relation client et du pilotage de votre activité, voire de son anticipation.
Visibilité sur activité : Les solutions d’éditeurs (celles-ci payantes) vous proposent des fonctionnalités de synthèse et de suivi (tableaux de bord) pour surveiller l’évolution de vos commandes, le CA réalisé avec tel ou tel client, la rentabilité de telle ou telle prestation…
Partage des informations : en version SAAS pour plus de simplicité, le partage de l’information, totale ou partielle, est à votre main. Vous pouvez ainsi ouvrir des accès à vos collaborateurs, pour qu’ils réalisent eux aussi des devis et qu’ils mettent à jour les informations clients ou produits ; Mais aussi à vos clients pour qu’ils suivent eux-mêmes l’avancement de leurs commandes ; Ou encore à vos fournisseurs pour qu’ils mettent à jour des tarifs de leurs produits ou prestations.
Anticipation : A terme, l’informatisation de toute la chaîne de gestion vous permettra de détecter plus rapidement les anomalies, les seuils d’alerte sur les stocks ou encore de mieux comprendre les charges réelles – en temps par exemple – de chaque activité.