Des scandales éclatent régulièrement à propos d'entreprises qui ont constitué ou utilisé des fichiers de collaborateurs de manière abusive - dernier en date : France Télévisions. Quelles sont les règles à suivre en la matière ?
Obligation de déclaration
Si vous souhaitez éviter une descente des gendarmes de la CNIL (Commission National Informatique et Liberté) - et, peut-être plus encore, protéger la réputation de votre entreprise, il faut respecter certaines règles. À commencer par l'obligation de déclarer à la CNIL, avant sa création, tout fichier ou traitement automatisé contenant des données personnelles. Sont exclus de cette autorisation les opérations courantes de l'entreprise (comptabilité, fichiers de fournisseurs, gestion des paies, registre unique du personnel, déclarations sociales obligatoires, etc.).
En outre, l'entreprise doit informer ses salariés de l'existence d'un tel fichier.
Les fichiers papiers, eux, ne sont pas soumis à déclaration, mais ils doivent être constitués et utilisés en respectant les principes et les exigences de la loi Informatique et libertés.
Des informations objectives
Quelles informations un employeur peut-il collecter sur ses salariés notamment au moment de l'entretien d'évaluation ? L'article L1222-2 du Code du travail précise que seules les informations permettant d'apprécier les aptitudes professionnelles peuvent être demandées et donc notées.
En particulier, les employeurs doivent se montrer très vigilants sur les commentaires qui, selon la loi informatique et libertés doivent être pertinents, adéquats et non excessifs. Attention donc aux jugements de valeur ou autres commentaires subjectifs. Le salarié a le droit de consulter le fichier à tout moment.
Des fichiers pour de bons motifs
Il est naturel de consigner les évaluations des collaborateurs. A condition de suivre les règles rappelées ci-dessus, il est même possible d'y intégrer certains éléments personnels, dans un but explicite. C'est ainsi qu'en 2012, la CNIL a autorisé la société de conseil Accenture France à introduire dans son baromètre RH une question facultative sur l’orientation sexuelle et l’identité de genre de ses salariés. Une disposition exceptionnelle qui répond à la volonté de l'entreprise de favoriser la diversité de ses effectifs et à lutter contre la discrimination vis-à-vis des publics LGBT (Lesbiens, Gays, Bi et Transexuels).
En 2011, la CNIL avait également donné son accord au Groupe Casino pour automatiser le “traitement de données ayant pour finalité la mise en place d'un dispositif d'alerte professionnelle” et lutter contre la discrimination.
En savoir plus : http://www.cnil.fr/documentation/fiches-pratiques/fiche/article/levaluation-des-salaries-droits-et-obligations-des-employeurs/