Gérer sa trésorerie, ce n’est pas seulement vérifier, au coup par coup, la disponibilité des sommes nécessaires aux dépenses (salaires, impôts, achat de produits…) lorsqu’elles se présentent. C’est aussi, et surtout, anticiper et si possible, optimiser : rappel des bonnes pratiques
La première des bonnes pratiques en matière de trésorerie, c’est… d’y penser. Vous avez fait un business plan pour lancer votre activité, dans lequel vous anticipiez sur un chiffre d’affaires, des ventes, des dépenses ? Eh bien i vous faut garder cette saine habitude du provisionnel, cette fois appliqué à l’opérationnel.
Vous pouvez commencer avec un simple tableau de bord sous Excel, qui reprendra des rubriques aussi importantes que le chiffre d’affaires réalisé, la marge, les factures en attente, les ventes en attente, le nombre de contacts, la durée des cycles de vente, etc
Ces informations ne se contentent pas de vous donner, à un instant t, votre niveau de trésorerie : à la limite, vous auriez déjà cette information – aux dates de valeur près- en consultant la situation de votre compte à la banque. Elles vous permettent aussi de vous projeter, d’anticiper sur les dépenses à venir (par exemple l’achat de produits pour réaliser les commandes). Donc, sur vos besoins de trésorerie. Et l’aide d’un logiciel va rendre cela encore plus limpide (voir encadré).
Second impératif, vous faire payer.
Vous le savez déjà : C’est une chose de vendre, c’en est une autre de récupérer le montant de vos factures. Le sujet est épineux et d’ailleurs, nombre de faillites d’entreprises, les plus jeunes en particulier, sont dues à des impayés. Plusieurs mesures, de la plus simple à la plus sophistiquée, vous permettent de lutter contre ce fléau :
- Facturez aussi tôt que possible, et n’hésitez pas à faire des factures intermédiaires, surtout si vous devez engager de gros frais pour la réalisation de la commande
- Pratiquez de même des relances sans tarder, une fois que le délai de paiement est dépassé – généralement 30 ou 60 jours
- Avec les clients fidèles, négociez des circuits de règlement de facture améliorés, en échange d’éventuelles remises commerciales
- Et avec les « premières fois », soyez très rigoureux dans votre processus, et très attentif au règlement de la première échéance
Ce sujet des factures a une importance suffisante pour que vous lui consacriez un temps réservé chaque semaine, ou que vous le confiez à un prestataire responsabilisé (par exemple votre expert-comptable).
Maîtriser ses dépenses : trouver le bon compromis entre l’investissement nécessaire (un ordinateur opérationnel pour le nouveau salarié le jour de son arrivée) et la dépense évitable – une imprimante couleur par poste de travail – demande du bon sens et vous n’en manquez pas. Mais il faut aussi s’en préoccuper, et le temps vous manque parfois, au risque de laisser filer les dépenses sans contrôle. Le minimum ? Demander à tous ceux qui sont susceptibles d’engager ces dépenses un reporting régulier, en leur allouant un budget accepté de part et d’autre.
Faire de votre banque une alliée : vous appréciez d’être prévenu par un client qui risque d’avoir quelques jours de retard pour payer une facture ? Il en va de même avec votre banquier : mieux vaut l’avertir d’un risque de découvert, le lui expliquer et pourquoi pas, chercher des solutions ensemble :
- Négociez une autorisation de découvert (à utiliser avec parcimonie car les taux d’intérêt sont élevés)
- Négociez un prêt : cela vous engage et lui aussi sur du plus long terme, mais cela vous permet au passage de confronter votre vision de la santé de votre entreprise avec ses propres critères d’évaluation
- Utiliser d’éventuelles solution d’affacturage : il en existe en ligne également
- Ouvrir un compte Dailly : il vous permet de « vendre » à la banque la créance d’un client et de récupérer le montant correspondant plus rapidement. Il y a cependant des frais.
Au final, et vous l’avez compris, la gestion de votre trésorerie mérite une attention permanente, parce qu’elle traduit la santé en temps réel de votre entreprise mais aussi sa santé future. Quoi de plus passionnant !
Un logiciel pour aller plus loin
Les logiciels de trésorerie reprennent l’essentiel des informations évoquées ci-dessus mais vont plus loin en offrant :
La prévision :
Ils permettent de fixer des objectifs à six ou douze mois pour surveiller vos finances et éviter un déficit. La manière la plus simple d’établir un prévisionnel de trésorerie consiste à créer une feuille de calcul répertoriant les recettes et les coûts mensuels. Ils intègrent par exemple des variations saisonnières comme le coût du fuel ou les charges commerciales si vous avez une activité tournée vers le tourisme
L’analyse et le pilotage
Le suivi des données que vous entrez dans l’outil, d’abord en mode provisionnel ensuite en constaté (ou réalisé), permet d’élaborer des indicateurs à partir de la réalité – et non plus estimés. Par exemple, quel est le délai moyen de paiement d’une facture après émission ? Et avec ce client en particulier ? Ou bien quel est le taux de conversion d’un lead commercial, et sous quel délai ? Une information essentielle pour anticiper sur vos besoins de stocks, donc sur vos achats, donc encore une fois sur vos besoins en trésorerie.
Quelques logiciels de trésorerie pour TPE :
Gratuits : Gestion de Trésorerie 2.22, Easysold, Asso Compta, Livecare 2018, Fond de Caisse Express
Dédiés TPE et artisans : Cashlab, iabako, agicap, Integral, Turbotreso
Pour PME : East treso, Sage 100Cloud Tresorerie, Concertaux, Flowlineintegration, Evoliz, Comptaliz