On distingue la communication synchrone - les échanges en face à face, le téléphone, les chats ou les visioconférences, et la communication asynchrone - le courrier, les e-mails, les SMS. La tendance du moment est à la communication asynchrone… mais on ferait bien de ne pas en abuser.
Que faites-vous lorsque vous avez quelque chose à dire à l’un de vos collègues ? « Tout dépend de ce que j’ai à lui dire », répondrez-vous à juste titre. Selon les circonstances, nous choisissons le mode de communication qui nous semble le plus approprié ou le plus confortable. Petit examen de conscience.
La communication asynchrone est un outil puissant
Grâce au digital (e-mails, SMS, messageries, blogs, forums), la communication asynchrone a littéralement explosé, notamment parce qu’elle s’affranchit des contraintes temporelles et spatiales. Grâce à elle, l’écrit est devenu interactif. Elle a ainsi donné la parole à nombre d’individus qui se pensaient allergiques à l’écriture : soit en les décomplexant (les fautes !), soit tout simplement… en les motivant.
Le potentiel de la communication asynchrone a rapidement été détecté : dès 1989, des études ont théorisé ses caractéristiques, la qualifiant alors d’écrit oralisé. Ses propriétés ont alors été déployées par les pédagogues afin de favoriser les processus individuels et collectifs de construction de connaissances. Ainsi naquit l’e-learning !
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Presque trop facile ?
Va pour le potentiel en termes de pédagogie et de partage des savoirs. Mais au quotidien la communication asynchrone est souvent utilisée à mauvais escient. Ainsi, il nous arrive à tous de :
- rédiger un e-mail uniquement pour conserver une trace écrite,
- envoyer un SMS par paresse, plutôt que de prendre notre téléphone,
- ne téléphoner que lorsque nous sommes assurés de tomber sur une boite vocale,
- poser une question via le réseau social d’entreprise à son voisin de bureau,
- Etc.
À force de procéder ainsi, on en vient vite à négliger le récepteur de notre message. Sans compter qu’à distance on ne doit pas parler tout à fait comme en face à face. Tout le monde ne le sachant pas, les mots peuvent facilement dépasser la pensée, l’intention être mal comprise. Enfin la perte de temps avérée peut s’avérer considérable…
Ne pas dépasser la dose prescrite
Lorsque nous parlons à un collègue de façon synchrone, sa réaction nous parvient immédiatement (silence, intonation, mimiques…), nous permettant d’adapter notre propos et faire en sorte que l’échange soit constructif. De plus, nous partageons (y compris à distance, c’est un des intérêts de la vidéoconférence par rapport à la bonne vieille confcall) l’environnement de notre interlocuteur. Par exemple : est-il en mesure de se concentrer ?
L’une des étrangetés de la communication asynchrone est qu’elle n’attend pas, à proprement parler, de réaction : une fois notre e-mail posté, la responsabilité de la réactivité de incombe totalement à notre interlocuteur. A-t-il accès à ses e-mails, nous n’en savons rien et, à vrai dire, ce n’est plus vraiment notre problème : nous avons fait notre part du travail.
Si la communication asynchrone présente l’avantage de permettre de réfléchir à ce que l’on va écrire/répondre, et offre des échappatoires aux timides, elle nous prive des stimulations de l’interaction en direct : réaction de surprise, spontanéité… Elle peut nous embarquer dans des échanges sans fin qui auraient pu se limiter à un appel de 5 minutes. Et même devenir dramatiquement décourageante, lorsqu’un e-mail mal rédigé semble agressif, ou qu’une copie pour info nous froisse.
Restons humains ! Traversons plus souvent le couloir, ou décrochons nos téléphones, nous ne nous en porterons que mieux…
LC