Digitaliser les services et avantages sociaux offre de nombreux atouts, pour l’entreprise, comme pour les salariés. À l’ère où le numérique est en plein essor, les établissements s’adaptent en proposant leurs services sous forme digitale. E-chèques cadeaux ou encore CESU numériques, ces dispositifs dématérialisés sont faciles d’utilisation et contribuent à faire le lien entre l’employeur et ses salariés malgré la crise sanitaire actuelle.
La dématérialisation : des avantages pour les salariés et les services RH des entreprises
Une solution simple pour les services RH et les CSE
Passer d’un format papier à la mise en œuvre d'un format numérique permet avant tout aux services des ressources humaines et aux Comités Sociaux et Économiques de gagner du temps pour l’envoi des informations aux salariés de l’entreprise. Il s’agit d’une avancée significative pour les entreprises puisque ce processus facilite également la gestion des titres-restaurants grâce au passage à la carte dématérialisée. Cette démarche permet la simplification des démarches administratives, dans la mesure où il n’est plus nécessaire de trier ni d’envoyer les titres aux bénéficiaires.
La dématérialisation engendre une automatisation de ces procédés dans établissements. Cela permet, entre autres, une gestion plus rapide avec un gain de temps d’environ 2 heures (1) pour la distribution des avantages, grâce aux solutions de gestion CSE en ligne. L’utilisation d’un logiciel de gestion comme ProwebCE offre l’avantage de gérer spontanément les critères d’attribution relatifs aux différents services proposés par l’entreprise.
ProwebCE : qu’est-ce que c’est ?
La solution ProwebCE permet aux élus des CSE de communiquer avec les salariés de l’entreprise, mais aussi de gérer les différentes prestations au quotidien. Simple et efficace, cet outil de gestion et de comptabilité offre de multiples fonctionnalités.
Face au numérique, il existe des inégalités d'accès entre les usagers, on parle alors d'exclusion numérique. C'est pourquoi ProwebCE se place comme le défenseur des droits d'accès aux outils numériques et propose aussi une action d'accompagnement en communication, en gestion et des formations gratuites pour pallier cette fracture numérique. Un véritable accompagnement humain dans la transformation numérique des services publics.
La digitalisation des services et avantages sociaux contribue à la réduction des coûts et des pertes financières grâce au suivi des dépenses des utilisateurs. En effet, elle donne aux services RH la possibilité de prévoir une adaptation du futur budget consacré à ces avantages en conséquence.
Une solution avantageuse pour les bénéficiaires
Ceux-ci profitent d’une durée d’utilisation plus longue des titres et chèques dématérialisés qu’avec une version papier. Le report de crédit se fait ainsi de façon automatique.
Cette organisation par voie numérique permet aussi aux utilisateurs de bénéficier d’une visibilité en temps réel des dépenses déjà effectuées. Cela offre de meilleures possibilités pour la gestion du budget de leurs avantages sociaux.
Enfin, les sommes que l’utilisateur peut utiliser ne sont pas prédéfinies comme pour l’utilisation des titres en papier. Elles sont payables au centime près. Cela permet d’adapter le paiement au service consommé, par exemple, avec les Chèques Emploi Service Universels dématérialisés. Ces prestations sont possibles grâce à la mise en place d’espaces en ligne dédiés ou à la connexion aux applications dédiées.
Dématérialiser les services et avantages sociaux pour accompagner la digitalisation croissante
Une évolution nécessaire en lien avec la transformation numérique
La numérisation croissante des entreprises comme des salariés est un accélérateur significatif pour la dématérialisation des services et avantages sociaux. Outre la simplification administrative, cela permet aux entreprises de s’adapter à cette évolution qui tend davantage vers le digital ces dernières années (2). En effet, ce sont près de 3 milliards d’euros qui sont investis dans les logiciels et services pour moderniser les solutions RH. Pour 2022, le taux de croissance annuel de ces investissements est estimé à 7,1 %. La tendance est donc à la hausse pour le marché du numérique.
Aussi, face à une généralisation du télétravail dans certaines entreprises, il devient nécessaire que les salariés n’aient pas besoin de se rendre sur leur lieu de travail pour récupérer leurs titres et chèques cadeaux.
Une évolution qui répond aux besoins des digital natives
La dématérialisation de ces services permet également d’être raccord avec les comportements des nouvelles générations. Ces dernières sont de plus en plus connectées. En France, on estime qu’il y a 59,47 millions d’internautes, soit 91 % de la population. Parmi eux, 95,7 % des internautes français âgés de 16 à 64 ans possèdent un Smartphone, 79,8 % un ordinateur, et 48,9 % une tablette (3).
Enfin, le e-commerce connaît également une progression constante depuis plusieurs années. En ce qui concerne les achats par internet, une nette augmentation se fait sentir : le chiffre d’affaires a augmenté de 11,6 % en 2019, et de 8,5 % en 2020 par rapport à l’année précédente (4).
Le déploiement du numérique au sein d’une entreprise peut également être un tremplin intéressant pour l’emploi. Cela pourrait simplifier le recrutement de candidats qui n'auraient pas répondu à certaines offres d'emploi sans cela. Cette évolution semble être un véritable facteur d’attractivité pour les générations connectées qui souhaitent évoluer avec les nouvelles technologies.
Des outils faciles à mettre en place
Pour s’assurer d’une mise en place facile des dispositifs numériques et d’un fonctionnement adéquat, il convient de choisir un prestataire spécialisé dans la dématérialisation. Edenred accompagne les entreprises dans leur transition vers le numérique en les préparant aux changements en vue d’atteindre leurs objectifs. Un commercial Edenred intervient au sein de l’entreprise pour présenter les avantages de la dématérialisation. Cela permet aux collaborateurs de profiter d’un accompagnement personnalisé pour s’imprégner des changements et acquérir les compétences nécessaires pour la nouvelle organisation.
L’accès aux services proposés se fait par le biais de sites internet, mais aussi d’applications mobiles faciles d’utilisation. MyEdenred permet aux salariés comme à l’entreprise la gestion de chèques cadeaux Kadéos® ou Ticket Restaurant®. Ces dispositifs mettent également à disposition un service client dédié pour les utilisateurs.
Pour la gestion administrative comme pour l’accessibilité des collaborateurs, les entreprises ont tout intérêt à se tourner vers la dématérialisation de leurs services et avantages sociaux. Ce processus, au cœur des innovations digitales, n’est qu’une étape dans la transformation numérique des sociétés. Il est toutefois nécessaire que cet écosystème réponde à des impératifs comme la conformité et la sécurité : instaurer une clause de protection pour la protection des données doit être un enjeu majeur du changement.
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1 D’après Faiza Belhadj, gestionnaire RH chez ALD Automotive
2 Selon une infographie du CMIT (Club des Marketeurs In Tech) en partenariat avec Markess (société d’études experte du digital)
3 Selon le Digital Report 2021 par We Are Social et Hootsuite publié en janvier 2021
4 Publication des chiffres du e-commerce en 2020 (pour 2019) et 2021 (pour 2020) par la Fevad (Fédération e-commerce et vente à distance)