Construire une organisation durable entre présentiel et distanciel
Repenser les espaces de travail pour faciliter la reprise
La reprise du travail en septembre 2021 va nécessiter tout d’abord de repenser les espaces professionnels pour favoriser la motivation et permettre à chacun de reprendre ses marques. Les contraintes du protocole sanitaire sont en effet venues renforcer les prescriptions concernant les conditions de travail des salariés.
Ces derniers vont prêter une attention plus fine à l’aménagement des bureaux et des locaux, par exemple en termes de qualité de l’air :
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aération régulière ;
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systèmes de filtration des particules ;
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ventilation mécanique…
L’habitude du télétravail aura aussi montré à certains que l’ergonomie et l’ambiance des locaux influaient positivement sur la productivité. Les locaux gagneront donc à être humanisés avec des plantes vertes, des œuvres d’art, des fauteuils… Dans ce cadre, les salles de réunion pourront être réaménagées de manière à favoriser la créativité, en leur donnant un côté informel avec des canapés ou en choisissant des couleurs stimulantes comme le vert1.
Un retour au travail sous le signe de la sociabilité
Pour favoriser les interactions entre les équipes tout en optimisant l’utilisation des locaux, l’entreprise pourra opter pour des bureaux interchangeables en s’appuyant sur l’exemple des espaces de coworking ou des tiers-lieux, plus chaleureux que l’open space classique. Enfin, les dirigeants devront accorder de l’importance aux lieux de sociabilité (cafétéria et lieux de pause), afin de permettre à chacun de recréer du lien avec les autres collaborateurs.
Le retour au présentiel induit aussi une nouvelle forme de management, qui intègre moins de contrôle et plus d’autonomie. Les managers doivent accepter que chacun aille à son rythme et s’accorder sur une gestion du travail différente. Les entreprises ont tout intérêt à proposer désormais des formations sur le management à distance et à adapter leurs recrutements à venir en insistant par exemple sur les qualités de délégation de leurs managers.
Intégrer le télétravail comme un mode de travail à part entière
Le retour sur site s’accompagne d’une généralisation du télétravail dans de nombreuses entreprises : 2/3 des entreprises privées prévoient au moins 2 jours de télétravail hebdomadaires2. Cela doit s’accompagner d’une charte du télétravail, concertée entre la direction et les salariés, afin de définir des modalités communes. Il faut notamment permettre à ceux qui ont bien vécu le travail à domicile de continuer à le faire et trouver une alternance satisfaisante pour le salarié et l’employeur.
Bon à savoir : Le rôle de la charte du télétravail
La charte du télétravail doit garantir l’équité entre les salariés sur site et les télétravailleurs. En effet, le collaborateur travaillant en dehors des locaux de l’entreprise a les mêmes droits que celui sur site : couverture Sécurité sociale et accident du travail, rémunération, congés, droits à la formation… Les avantages sociaux comme les tickets restaurants sont aussi les mêmes, que l’on soit en télétravail ou non.
Les entreprises pourront également prendre en charge les frais engendrés par le télétravail grâce au Ticket Télétravail Edenred. Ce dernier est un compte numérique alimenté à hauteur de 550 € par an et par collaborateur, destiné à couvrir l’achat d’équipement de bureau, de consommables ou de matériel informatique dans le cadre du télétravail. Cette subvention peut venir en complément de l’équipement fourni par l’entreprise, comme l’a fait le Crédit Agricole CIB, premier client de cette offre.
Rassurer les collaborateurs face au retour au bureau
Revenir au bureau : entre hâte et appréhension
Le retour au bureau des employés et managers est ambivalent, mêlant la hâte de retrouver ses collègues et les réticences dues au risque sanitaire. Ainsi, 34 % des salariés craignent de revenir au bureau à cause de l’application des mesures sanitaires (3).
L’entreprise doit donc sécuriser au maximum les espaces de travail, en permettant par exemple la flexibilité des horaires pour échelonner les arrivées et départs et éviter les croisements de flux. Elle doit aussi veiller à l’application des protocoles sanitaires en vigueur pour rassurer les collaborateurs et éviter des arrêts de travail, notamment de personnes à risque.
Une reprise progressive pour accompagner les collaborateurs
Pour contrecarrer l’appréhension quant aux changements d’organisation, l’entreprise gagnera à prévoir une reprise progressive qui aide les collaborateurs à retrouver leurs repères. Le retour au bureau signifie en effet une reprise du travail « ordinaire », loin du domicile plus sécurisant. Les salariés vont reprendre également un rythme et des habitudes différentes de celles qu’ils avaient à la maison :
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Des pauses plus formelles et moins à la carte ;
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Des temps et lieux de déjeuner imposés ;
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Des horaires moins souples ;
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Des contraintes vestimentaires de retour…
Les temps de transports vont redevenir des sources de stress, notamment pour ceux qui habitent le plus loin des locaux de l’entreprise ou qui ont des contraintes familiales.
Retrouver l’ambiance du bureau
Enfin, la reprise des interactions avec les collègues et les supérieurs peut engendrer la réapparition de tensions ou de conflits qui avaient pu être mis en sourdine à la faveur des confinements. Dans certains cas, il devra être nécessaire de prévoir un suivi psychologique pour accompagner les collaborateurs. Quels que soient la situation de l’entreprise et son climat social, les managers ont tout intérêt à être formés pour repérer les problèmes liés à la reprise du travail en présentiel dans leurs équipes. Ils pourront ainsi intervenir de manière rapide et plus efficace.
Le retour au bureau à la rentrée 2021 sera sans doute aussi inédit que le placement en télétravail forcé, en mars 2020. Ce nouveau changement d’organisation doit être accompagné par les managers, la direction, mais aussi par les professionnels de santé pour prévenir les troubles psychologiques. Pour accompagner les employeurs et les équipes RH dans cette transition, il existe de nombreuses solutions. Les ateliers de cohésion d’équipe ou de bien-être sont aussi des pistes pour que les collaborateurs vivent cette rentrée particulière le mieux possible.