La règle : le matériel de travail peut être fourni par l’employeur, sans obligation
Ces dernières années, les obligations de l’employeur ont évolué sur la question des équipements liés au télétravail.
Les équipements de télétravail, désormais une option pour l’entreprise
Historiquement, l’entreprise avait l’obligation de fournir les équipements indispensables à l’activité. Ce n’est plus le cas depuis les ordonnances Macron de septembre 2017. Ces ordonnances ont assoupli les règles de mise en télétravail.
- À présent, l’entreprise a la possibilité de fournir ce matériel, mais sans y être contrainte.
- Il en va de même pour les allocations télétravail, prévues pour prendre en charge l’achat d’équipements par les salariés. Celles-ci sont néanmoins exemptes de cotisations sociales dans la limite de 550€ par an et par salarié, une mesure fiscalement intéressante pour l’employeur.
De son côté, le salarié garde aussi des droits :
- Il doit toujours bénéficier de conditions de travail adaptées au télétravail, l’employeur pouvant contrôler ces dernières.
- Le télétravail ne peut pas non plus être imposé au télétravailleur et doit faire l’objet d’un accord bilatéral.
Trois ans après l’application des ordonnances, les personnes en télétravail sont assez satisfaites de leurs conditions de travail : en 2020, malgré la crise, 72 % des télétravailleurs déclaraient disposer d’équipements adaptés.
Le salarié peut-il utiliser son matériel personnel ?
Si le salarié le souhaite et que l’employeur en est d’accord, l’employé a la possibilité d’utiliser son matériel personnel :
- Cette option simplifie la tâche administrative des entreprises souhaitant passer au télétravail.
- De son côté, le futur télétravailleur peut négocier un dédommagement financier en contrepartie de la mise à disposition de ses équipements.
- Dans ce cas de figure, l’entreprise possède un droit de regard sur l’équipement utilisé. Elle pourra le contrôler et vérifier qu’il est couvert par une assurance. Même si les biens sont d’abord couverts par l’assurance de l’employeur, celui-ci peut réclamer une copie de l’assurance habitation.
- Si le salarié fournit son propre matériel, l’installation des logiciels et autres équipements utiles peuvent aussi être à sa charge !
Le matériel à fournir au télétravailleur : une question primordiale
En théorie, l’entreprise peut donc choisir de ne pas fournir de matériel à son télétravailleur. Cette situation peut s’avérer plus complexe en pratique.
À propos des équipements de télétravail basiques
Que l’employeur et le salarié aient fait le choix du matériel personnel ou fourni par l’entreprise, le télétravailleur devra, à terme, disposer de tout le matériel indispensable à l’activité, comme l’achat :
- d’un bureau ;
- d’une chaise ;
- d’une imprimante.
Il ne faudra toutefois pas négliger l’achat d’éléments adaptés. Les chaises de bureau, par exemple, sont conçues pour prévenir divers problèmes de dos, mais sont plus onéreuses. Le salarié pourra faire valoir ces caractéristiques pour demander un achat à son employeur.
D’ailleurs, 40 % des personnes passées en télétravail se plaignent de troubles musculosquelettiques ou de migraines oculaires, faute de matériel adapté.
Attention : certains moyens immatériels ou technologiques sont propres à l’entreprise et ne peuvent être fournis que par elle ! C’est le cas des applications métiers, par exemple. Indispensables au bon fonctionnement de l’activité, l’entreprise aura l’obligation de fournir ces logiciels.
A noter, des solutions comme la plateforme Télétravail Edenred permettent à l’employeur de contrôler que l’allocation versée au collaborateur est effectivement utilisée pour des achats d’équipements de télétravail.
Formation, sécurité : ne rien oublier avant d’aborder le télétravail
Le passage au télétravail implique souvent l’utilisation de logiciels complémentaires aux applications métiers (comme les logiciels de visioconférence, par exemple). Or, à l’heure actuelle, de nombreux salariés ne maîtrisent pas ces outils.
Bon à savoir : Pour 36 % des TPE et PME, le manque de formation au numérique fait partie des principaux freins à leur transformation numérique.
- Pour que les télétravailleurs puissent être aussi efficaces que leurs collègues en présentiel, le passage au télétravail doit prévoir une formation et un appui technique appropriés.
- Parce que l’employeur doit assurer la sécurité de ses données, mais aussi de celles de ses salariés, des logiciels dédiés devront également accompagner l’équipement choisi, même s’il est question de matériel personnel. L’employeur pourra ainsi avoir à fournir un antivirus, un gestionnaire de mots de passe ou un VPN.
Si les obligations des entreprises pour équiper leurs télétravailleurs ont été allégées, celles-ci ont néanmoins avantage à investir, dans l'intérêt des collaborateurs, et le leur ! Un collaborateur en télétravail en bonne santé et bien équipé gagne près de 22% de productivité. Le télétravail est donc un vecteur de meilleures performances pour tous. L'entreprise se doit d'accompagner au mieux les salariés pour maximiser la réussite liée au développement du travail à distance à grande échelle.