Cadeau à un salarié : Réglementation, fiscalité, et bonnes pratiques

Offrir un cadeau à un salarié tel que le chèque cadeau permet d'apporter un coup de pouce budgétaire à vos collaborateurs, tout en les remerciant pour le travail accompli. Il existe de nombreux cas dans lesquels il peut être attribué, bien que Noël soit souvent un moment propice pour récompenser vos collaborateurs. Cependant, quels cadeaux offrir à son salarié ? Y'a t-il une fiscalité applicable sur ces cadeaux pour l'entreprise ? Réponse... 👇

À découvrir dans cet article :

• Cadeau salarié : définition
• Conditions pour offrir un cadeau à un salarié
• Montants maximums à suivre pour une exonération
• Idées de cadeaux pour chaque événement URSSAF

Qu'est-ce qu'un cadeau offert à un salarié ?

Définition d'un cadeau salarié

Savoir reconnaître les efforts de vos collaborateurs tout au long de l'année, en les récompensant, permet de booster leur motivation, et in fine, d'améliorer les résultats de l’entreprise. S’il existe différentes méthodes pour les gratifier, il existe un cadeau offert à un salarié qui reste incontournable : le recours aux cartes cadeaux.

Le sentiment d'appartenance à une entreprise permet de créer un climat de travail sain dans votre société. D'ailleurs, si elle prospère, c’est sans doute grâce à vos collaborateurs les plus actifs.

La plupart du temps, on peut remercier ses collaborateurs avec :

• des primes ;
• des spectacles ;
• des cartes cadeaux ;

En tant qu'employeur, vous pouvez récompenser vos collaborateurs lors d’événements tels que :

• Noël ;
• départ à la retraite ;
• rentrée scolaire ;
• naissance ;
• fête des mères et fête des pères ;
• mariage ou pacs ;

Formes de cadeaux salariés

Ils peuvent être divers et variés, ils peuvent être souvent en lien avec l’événement URSSAF, cela peut être :

• un cadeau de naissance ;
• un cadeau pour célébrer un mariage ;
• un billet de spectacle ;

Mais le plus courant reste : les Kadéos, qui sont souvent plébiscités en fin d’année. Ils sont en quelque sorte la dernière gratification de l’année offerte par l'entreprise, dans une période de Noël, où les frais sont nombreux pour préparer les fêtes. D'autres cadeaux offerts à un salarié sont possibles : une gratification monétaire ou la distribution d'un bon achat pour Noël, par exemple.

💡Bon à savoir : Pour distribuer des cartes cadeaux à vos collaborateurs, vous devez suivre une condition : ne pas être soumis aux cotisations sociales !

Les occasions et conditions pour offrir des cadeaux aux salariés

Les événements particuliers reconnus par l'URSSAF

Rappelons-le, le chèque cadeau est une gratification offerte par un employeur ou un Comité Social et Economique (CSE), s’il existe à ses salariés. Autrement dit, c’est un bon d'achat avec un montant fixe utilisable dans de nombreux magasins. Il se présente de plus en plus, sous la forme d’une carte dématérialisée avec un compte en ligne.

Ainsi, il peut être offert lors des onze événements suivants, qu’on appelle aussi événements URSSAF :

• la naissance, le mariage ;
• l'adoption, le pacs ;
• la fête des mères et fête des pères ;
• la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
• la rentrée scolaire pour les salariés ayant moins de 26 ans dans l'année d'attribution du bon d'achat ;

Conditions d'attribution pour bénéficier des avantages fiscaux

Pour distribuer des chèques ou cartes cadeaux à des collaborateurs, il est nécessaire de respecter quelques conditions d'exonération. Pour cela deux options se présentent :

Si le montant des chèques cadeaux ou des bons d'achat ne dépasse pas le seuil d'exonération

Lorsque le montant global de l'ensemble des bons d'achat ou cadeaux donné à un salarié ne dépasse pas le seuil de 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (soit 193€ en 2024), cette somme sera exonéré de cotisations sociales.

Si le montant des cartes cadeaux ou du bon d'achat dépasse le seuil d'exonération

Si l'intégralité des montants monte au-delà du seuil d'exonération, il est toujours possible de profiter de l'exonération. Pas de panique !

Cependant, la distribution doit être dans le cadre des événements URSSAF compris dans la réglementation ACOSS :

• la naissance, le mariage ;
• Noël ;
• l'adoption, le pacs ;
• la fête des mères et fête des pères ;
• la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
• la rentrée scolaire pour les salariés ayant moins de 26 ans dans l'année d'attribution du bon d'achat ;

💡 Bon à savoir : Autrement dit, passé cette limite, ils sont considérés comme un avantage en nature et doivent figurer sur la fiche de paie des salariés.

Comment maximiser les avantages fiscaux des cadeaux aux salariés ?

La fiscalité des cadeaux salariés selon l'URSSAF

Pour bénéficier d'une exonération, il faudra suivre certains règles à respecter en :

• respectant les principes d'égalité et non-discrimination car dans ce cas, tous les salariés concernés bénéficient des cadeaux.
• acheter les cadeaux avec le budget ASC du CSE ;
• le montant du cadeau ne doit pas dépasser 5 % du plafond de la Sécurité Sociale, ainsi vous ne serez pas soumis de cotisations sociales.

Les montants maximums à respecter pour une exonération

Le plafond de la Sécurité Sociale et les montants en 2024

En 2024, le montant total des cadeaux est fixé à un seuil d'exonération, qui correspond à 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale, soit 193 euros. Il s'applique par événement et par année civile, par exemple :

• 5% par enfant lors de la rentrée scolaire ;
• 5% par enfant et par salarié durant les fêtes de fin d'année ;
• 5% pour la fête des mères et la fête des pères ;

💡Bon à savoir : Si le seuil d'exonération est dépassé, l'entreprise peut toujours être exonérée de cotisations sociales, si elle parvient à suivre ces conditions :

• le cadeau est attribué à occasion d'un événement URSSAF qui concerne directement le salarié ;
• S'il agit d'un bon d'achat, celui-ci doit indiquer le nom ou des magasins dans lesquels il peut être dépensé ainsi que les rayons concernées. Par exemple, il est possible d'offrir un bon d'achat afin de soutenir les salariés dans l'achat des vêtements pour une naissance ou pour l'achat de fournitures scolaires pour la rentrée scolaire.

La bonne attribution comptable des cadeaux faits aux salariés

Comptabiliser les cadeaux salariés dans les bons comptes

Toutefois, il est essentiel de savoir que vous pouvez faire apparaître vos cadeaux salariés dans votre comptabilité afin d'avoir les bons comptes qu'il faut. Pour cela, il faut reporter leur montant dans le compte associé. Si l'ensemble des cadeaux salariés respectent les conditions d'exonérations fiscales, il est important de les inscrire dans le :

• compte 648, « Autres charges de personnel » ;
• compte 647, « Autres charges sociales »

Dans un éventuel cas, si vos cadeaux salariés sont soumis à une cotisation sociale, l'employeur doit créer un compte nommé « Avantages en nature »

Les meilleures pratiques pour offrir des cadeaux aux salariés

Nature des cadeaux à privilégier pour chaque événement

Pour faire plaisir à vos collaborateurs, toutes les idées cadeaux sont possibles, vous pouvez donner à vos collaborateurs pour chaque événement :

Adoption ou naissance

Des cadeaux qui soulagent les parents de certaines charges financières sont les bienvenus tels que des bons d'achat pour des magasins de puériculture, des cadeaux personnalisés pour le bébé ou des jouets ludiques et des vêtements.

Mariage ou PACS

Pour célébrer une belle union, soulagez la charge financière et optimisez leur bien-être en leur offrant des expériences de couple tels qu'un spa, un dîner aux chandelles ou des articles pour la maison peuvent être très appréciés.

Noël

Pour améliorer le pouvoir d'achat des collaborateurs, les Kadéos sont parfaits car ils permettent de faire plaisir vos salariés et de les motiver. C'est une belle idée de cadeau ! D'ailleurs, les chèques cadeaux restent un levier de fidélisation majeur pour vos salariés.

À retenir :

👉 Pour bénéficier de chèques cadeaux, il est important de respecter la réglementation URSAAF sous peine d'être soumis de charges sociales. En 2024, par événement, le montant maximum du plafond d'exonération des cartes cadeaux est fixé à 193€.

👉 Le budget ASC du Comité Social et Economique (CSE) permet de financer l'ensemble des cadeaux, ils permettent à l'entreprise d'être exonéré de charges sociales et de maîtriser son budget. Bénéficier des chèques cadeaux est essentiel pour une meilleure qualité de vie au travail.

👉 Pour avoir une totale emprise sur son budget, vous pouvez inscrire dans vos comptes « Autres charges de personnel » et « Autres charges sociales. »